Стандартные специализированные письма имеют сложную структуру. Его ключевые элементы следующие
- Адреса и адреса. Профессиональные письма почти всегда начинаются со «вступительной фразы». Этот небольшой фрагмент текста имеет решающее значение для общения. Правильно подобранный заголовок не только привлекает внимание получателя, но и задает тон корреспонденции. Особое внимание следует обратить на пунктуацию после адреса. Партия после команды руководителей придает письму будничный тон, а восклицательный знак подчеркивает важность и официальный тон письма. По мере ввода адрес централизуется. Он размещается в заголовке письма и содержит заголовок и имя получателя. Если письмо официальное, обычное решение — «Уважаемый», написанное прописными буквами в центре страницы. В России для компаний с западной корпоративной культурой более характерно обращение только по имени и фамилии. Если партнер известен лично, можно обратиться «Уважаемый Иван Петрович» или, если неизвестен, «Уважаемый господин Иванов». Обращаясь к людям, не сокращайте слово «К» до «К».
- 2. преамбула — это первый абзац письма, в котором необходимо указать цель и причину написания письма. Преамбула выражает суть письма. Например, «Я пишу вам, потому что я пишу вам о проекте строительства, над которым мы работаем уже несколько лет. Я выражаю свое недовольство качеством строительных блоков, которые предоставляет нам ваша компания, и надеюсь на ваши действия по скорейшему изменению ситуации в меру ваших возможностей. Мы страдаем.
- 3. основной текст. Описывает ситуацию, выражает личные мысли и чувства по поводу ситуации, просит о конкретных действиях или предлагает решение. Это когда вам нужно убедить или доказать, например, что вам необходимо посетить встречу (конференцию, круглый стол), что предлагаемый вами продукт или услуга является лучшей, что ваши требования должны быть выполнены и т.д. . Основная часть письма должна состоять из двух-трех абзацев. Например: «В прошлом месяце, начиная с 3 августа этого года, 15-18% каждой партии структурных компонентов имели дефект. Эти факты были надлежащим образом задокументированы нашими экспертами. Копия документации прилагается к данному письму. . Наши убытки от получения бракованных блоков составляют около 5 млн рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Строитель» на протяжении пяти лет, и пока у нас нет причин для подачи жалобы. В этом случае мы настаиваем на полной компенсации. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу по отказным работам.
- 4. заключение в форме просьбы, предложения, мнения или отказа. Письмо может содержать только один заключительный раздел. Основные темы письма должны быть четко сформулированы и расположены в порядке, наиболее удобном для понимания. Заключительное предложение зависит от темы письма и степени знакомства с адресатом. Заключение должно кратко подводить итог всему написанному и доводить письмо до логического завершения. Например, «Я уверен, что вы разрешили ситуацию и что мы сможем возобновить наше сотрудничество в ближайшем будущем».
- 5. подпись. Деловое письмо заканчивается подписью получателя (с указанием должности и фамилии), за которой следует стандартная вежливая фраза «Best regards». Альтернативные варианты, такие как «С наилучшими пожеланиями» или «Спасибо за сотрудничество», также приемлемы. Подписывая письмо, важно учитывать ранг адресата и получателя. Органы власти подписывают документы, относящиеся к их компетенции. Например, письмо, адресованное генеральному директору, должно быть также подписано генеральным директором или, по крайней мере, его представителем. Подпись должна соответствовать расшифровке подписи. Недопустимо, чтобы заместитель директора подписывался своим именем с дефисом рядом с именем директора.
- 6. постскриптум (P. S.) — это примечание, добавляемое в конце письма после подписи. Оно редко используется в деловой переписке и применяется для информирования получателя о важных событиях, произошедших после написания письма, или для передачи информации, косвенно связанной с темой письма. Например: «P.S. Я пишу, чтобы сообщить вам, что процент отказов для партии блоков, прибывших четыре часа назад, увеличился до 20%!». .
- Вложения — это необязательные дополнения к тексту письма. Однако некоторые документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или расширяют конкретные темы, рассматриваемые в тексте. Если приложений несколько, они нумеруются. Под словом «Приложение» ничего не написано, но над и под ним перечислены цифры. Слово «Приложение» всегда пишется с заглавной буквы в единственном числе непосредственно с полей, после чего ставится двоеточие.
4. Требования к оформлению деловых писем
Помимо структуры, еще одним важным элементом хорошего делового письма является то, что оно должно быть написано четко. Деловое письмо должно содержать следующие элементы. 1.
дата; 2. номер; 3. дата и номер полученного письма; 4.
адресат; 5. заголовок (каково содержание письма?); 6. текст; и 7.
ответ на вопрос «Каково содержание письма?». 6. ответ на вопрос «О чем письмо?»); 7.
текст. 7. примечание о наличии вложений.
8. подпись. 9.
записка об исполнителе.
Деловые письма должны быть написаны на фирменном бланке организации. На бланке письма должны быть указаны название организации, адрес, номера телефонов и факсов, информация о веб-сайте и электронной почте. Фирменный бланк может также содержать сведения о компании и логотип.
Имея всю эту информацию, получатель может быстро определить отправителя и отправить ответное письмо по правильному адресу.
Деловые письма должны иметь поля примерно 3 см слева и 1,5 см справа. Рекомендуется использовать стандартные формы Microsoft Word. Эти поля предназначены для заметок и записей, которые вы хотели бы, чтобы сделал получатель.
Для удобства необходимо указать регистрационный номер, включая дату подписания письма руководителем. Например, вы можете решить отправить письмо в другую организацию, но не назначили дату и число. Кроме того, если эта компания получает тысячи электронных писем в день, как они отслеживают судьбу сообщений? Обычно поиск ведется по дате и номеру.
Это особенно актуально для государственных ведомств. Помимо номера исходящего письма как такового, ответное письмо должно содержать номер письма-получателя, на которое вы отвечаете. Регистрационный номер проставляется в левом верхнем углу письма.
Конечно, каждое письмо, отправленное и полученное любой организацией, должно быть точно зарегистрировано.
Заголовок письма, включающий адрес адресата, должен располагаться ниже регистрационного номера и обычно имеет следующую форму Заголовок и имя адресата должны быть указаны в правом верхнем углу письма. Фактический адрес находится в центре письма. Заголовки могут быть выделены жирным шрифтом.
Шрифт текста оказывает фундаментальное влияние на то, как он будет прочитан получателем. Не используйте слишком мелкие или слишком крупные шрифты.12 Как правило, практичнее всего использовать шрифт new Roman times с моментальными размерами и одинарным интервалом между строками. Однако если вы знаете, что у получателя проблемы со зрением, проконтролируйте и увеличьте размер шрифта.
К личной профессиональной переписке (например, приглашения, поздравления, соболезнования) можно подойти более творчески.
Информация о соответствующем лице должна быть включена во все деловые письма, подписанные высшим руководством компании и руководителями отделов. Это позволит получателю быстро определить человека в транспортной компании, который отвечает за решение данного вопроса.
Информация об ответственном лице должна включать его имя (желательно голографическое, иначе получателю трудно инициировать необходимый телефонный разговор для уточнения дополнительной информации) и контактный телефон — рабочий или мобильный. Адрес электронной почты также должен присутствовать.
Информация об исполнителе должна быть указана в конце письма после подписи. Размер шрифта должен быть на одну-две единицы больше, чем в тексте письма.
Заголовок
Заголовок находится в верхней части письма и начинается с намерения » от намерения и временно передает суть текста. Получатель должен быть в состоянии понять письмо по заголовку.
Например, «О новом ценовом соглашении», «Общая встреча», «Результаты сотрудничества» и т.д.
Заголовки обычно не превышают двух строк.
Обращение
Письмо без заголовка не считается уваренным или доставленным по адресу и может быть проигнорировано. С другой стороны, именное обращение (имя и фамилия) подчеркивает уважение к характеру человека, вызывает расположение и интерес к прочтению информации. Отсутствие контроля может быть истолковано как нарушение профессионального этикета и как безразличие к адресату.
‘Уважаемый менеджер!’ не следует писать как. или «Уважаемый торговый представитель». Более подходящим личным обращением является такое, в котором используется форма типа «Уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Петрович!». Дорогой Стокманн! , «Дорогая Лидия Федоровна!». и т.д.
Также принято ссылаться на должность или род занятий получателя относительно адреса. Например, «Уважаемый профессор…». , «Достопочтенный министр…» и т.д.
Президент произносит следующие речи: «Отличный президент!». , «Уважаемый президент!» Уважаемый Президент!»
Когда они обращены к церковным чиновникам: «Почтенный отец Петр! , «Уважайте отца!» ‘, «Уважайте митрополита!». Существуют также различные формулировки, такие как. и т.д.
Как правило, первое слово обращения пишется с заглавной буквы и в абзацах, завершаясь восклицательным знаком.
При наборе текста адрес находится в центре.
Изложение основных вопросов
После обращения в тексте излагается основная суть письма. Например, может быть описано событие, происшествие или ситуация, которая привела к написанию персонажа. Также могут быть ссылки на юридические документы, акты, инструкции и т.д. Следует также указать цель или причину, по которой пишется письмо.
Если вы пишете письмо впервые, в начале письма следует представить себя и свою организацию, чтобы получатель понял, с кем вы имеете дело.
Если вы пишете письмо не в первый раз, начните с вежливой ссылки на последнее письмо, которое вы получили от своего партнера. Это дает понять получателю, что письмо получено, и позволяет вести дальнейшую переписку с учетом всей необходимой информации.
Обычно принято использовать такие фразы, как.
Мы рады приветствовать такую известную компанию…».
‘Это в значительной степени…’
‘Это письмо сообщает вам, что…’
‘Мы имеем в виду…’
‘Согласно нашему соглашению…’
Основная часть делового письма
В основной части письма описывается суть письма, его содержание. Это краткое изложение событий, имен, цифр, явлений, ситуаций, проблем, доказательств, анализа и прогнозов.
Формула вежливости
Письмо должно заканчиваться словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. В связи с этим в заключении письма должны быть слова «с наилучшими пожеланиями», «надеемся на долгое и взаимовыгодное сотрудничество» и «с уважением».
Вид вежливости размещается перед требованием подписания. Он вводится с абзаца и отделяется от названия работы запятой.
Наименование должности
В зависимости от того, как название указано в юридических документах агентства, название должно быть указано в верхнем или нижнем регистре.
Если письмо составлено на официальном бланке, в поле для подписи не следует указывать должность.
Постскриптум
После подписания профессионального письма может быть поставлен почтовый автограф (P. S.). Обычно имеется примечание, содержащее дополнительную или косвенную информацию о характере письма.
Реквизиты официального письма
Большая часть информации содержится в деталях письма. Включает в себя:.
— Государственный герб посередине бланка (для государственных компаний) или название организации, слева посередине поля
— Логотип или эмблема организации, рядом с названием органа, в
— Фотография государственной награды, размещенная в левом верхнем углу или посередине; и
— Код организации (фонд, предприятие), -Organisation code.
-OKUD код документа (если есть), -OKUD код документа (если есть), -OKUD код документа (если есть), -OKUD код документа (если есть).
— полное название организации (учреждения, предприятия), расположенное в левом верхнем углу; — полное название организации (фонда, предприятия), расположенное в левом верхнем углу
— почтовый, телеграфный или электронный адрес; — адрес электронной почты; — номер телефона — факс, телефон, электронная почта
— Телефонные номера — факс, телефон,.
— номер банковского счета, расположенный в левом верхнем углу; — номер банковского счета, расположенный в левом верхнем углу; — номер банковского счета, расположенный в левом верхнем углу; — номер банковского счета, расположенный в левом верхнем углу
— Дата (день, месяц, год), обычно пишется в словесно-алфавитном порядке слева от отведенного места на бланке письма, а не на бланке — ниже текста слева (например, 1 мая 2016 г.)
— ссылка на индекс и дату входящего документа, и
— Получатель ссылается на название фонда и название отдела в номинальном падеже, а также на звание и фамилию в деативном падеже. Информация о звании и ученой степени (возможно, в сокращенном виде) должна быть указана перед фамилией.
— Штамп (по желанию).
— Фамилия, имя и отчество отправителя.
Хотите стать настоящим копирайтером? Ознакомьтесь с нашей современной программой обучения копирайтингу и продемонстрируйте работодателям свои профессиональные навыки! И диплом Московского государственного университета…
Общие правила и ГОСТы для оформления
Профессиональные письма делятся на презентационные письма, заказы на поставку, письма-напоминания, утверждения претензий, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Случайные письма являются наиболее распространенными, поскольку они отправляются с различными вложениями, начиная от резюме и заканчивая презентациями или прайс-листами.
Пример гарантийного письма.
Пример сопроводительного письма.
В 2016 году был утвержден специальный ГОСТ для оформления профессиональных писем. Это ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система информационная, библиотечная и издательская.