Лист Т-12 имеет стандартную форму и утвержден постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 г. В этом же документе утверждена форма Т-13. Разница между ними заключается в том, что T-12 предназначен для дополнения профессионалами (ручными или компьютерными), а несколько более простой T-13 используется для автоматизированного мониторинга сотрудников системами контроля бизнеса.
Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать эти формы. Это означает, что им не нужно использовать формы Т-12. Однако стандартный бланк очень полезен, так как содержит все необходимые сведения. Поэтому на практике чаще используется именно эта форма.
Для органов власти, государственных и муниципальных органов и вневедомственных учреждений существует специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, № 52н решение Министерства финансов от 30 марта 2015 года.
Для этих целей в рабочем листе отмечаются отработанные часы.
- Уточнить, сколько часов сотрудники фактически отработали, а сколько не пропустили, работая на больничном или в отпуске.
- Записи о нарушениях рабочего времени, таких как опоздания и прогулы.
Эта информация необходима для правильного расчета заработной платы и других выплат, связанных с рабочим временем сотрудников. Если в органе существует дисциплинарная система, то эти санкции также применяются на основании рабочего листа.
Рабочий лист обычно находится у сотрудника или руководителя отдела организации. Однако директор может делегировать эту обязанность сотруднику, поскольку строгих требований на этот счет не существует.
Принципы заполнения
Для каждого вида деятельности, указанного в карточке учета рабочего времени, существует два вида кодирования: алфавитное и арифметическое. Организации могут выбрать любое кодирование.
kontur. fokus — быстрое управление контрастами!
Существует также два способа сохранения рабочих листов
- Непрерывная регистрация информации. Это означает, что документ должен заполняться ежедневно на каждого сотрудника. Сюда входит отметка о том, что сотрудник появился на рабочем месте.
- Введение отклонений. В этом случае все сотрудники по определению определили, что они работают, и на рабочем листе появляются только отклонения от нормальных условий. Это означает задержки, отлучки и перерывы в работе. Это полезно, если часы суммируются.
На рабочем листе должны храниться записи за весь отчетный период, т.е. каждый день. В целом, учет рабочего времени должен вестись в дни, когда имеются отклонения.
Однако эксперты рекомендуют регистрировать данные о рабочем времени карандашом или вести их в проектном формате. Например, сотрудник Иванов не явился сегодня без предупреждения. Это должно быть отмечено в рабочем листе с помощью кода HH (скрытого по неизвестным причинам). Однако позже он, вероятно, объяснит причину своего отсутствия. В результате код должен быть исправлен на другой код. Если вы отметите их все вместе, то документирование придется проводить несколько раз.
Как заполнить форму Т-12
Во-первых, необходимо заполнить первую страницу. Здесь необходимо уточнить.
Далее необходимо заполнить основную часть документа, основанную на штатных расписаниях. Это должно быть ясно:.
Рабочий лист должен быть подписан ответственным сотрудником и лицом, заполняющим его. Если рабочий лист находится у руководителя, подписи должны быть поставлены в двух местах. В случае подчиненного подразделения компании, лицо, ответственное за подчиненное подразделение, также должно подписать рабочую карточку.
Итоговый рабочий лист отправляется в бухгалтерию, где он служит основанием для начисления заработной платы.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет имеет право использовать самостоятельные формы первичной учетной документации, включая форматы рабочих листов. Большинство работодателей продолжали эксплуатировать рабочие места, используя Т-12 или Т-13 1 1 или их собственные модификации. Например, во многих случаях в рабочий лист добавляется запись «Тип работы: основная — 0, модификация — 1, 2 и т.д.
2 (см. пример 6 для более подробной информации).
Многие HR-менеджеры могут похвастаться тем, что уже разработали собственные «корпоративные» формы, но символ (код), как правило, остается «госкомстатовским». Почему они такие прочные?
Существующие кодексы понятны с первого взгляда. Предположим, что в организации сменился менеджер по заработной плате или менеджер по персоналу. Сколько времени потребуется новичку, чтобы изучить ваши собственные таблицы кодирования? Что делать, если рабочий лист необходимо просмотреть судье во время спора о зарплате или инспектору EI, рассматривающему жалобу работника? Лишние усилия по расшифровке рабочего листа не помогут вам завоевать расположение работодателя.