Как поставить электронную подпись

Во-первых, давайте рассмотрим минимальные требования к подписанию электронных документов.

Первым шагом является собственно усиленная специальная электронная подпись (УСПЭП). Согласно российскому законодательству, специальная электронная подпись — это единственный вид подписи, который юридически заверяет электронный документ без дополнительного соглашения между сторонами электронного сообщения; выбрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра Taxcom.

Второй шаг — приобретение лицензии на использование программного обеспечения КриптоПро CSP. Это юридически действительный EDI essential. Его также называют средством электронной подписи.

Это программное обеспечение необходимо для создания и проверки электронных подписей в соответствии с законом 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи». Лицензии также можно приобрести в Центре сертификации Taxcom. Проверьте в специальном разделе их веб-сайта необходимый тип и версию.

Третий шаг — завершение работы над самим документом и сохранение окончательной версии. Обратите внимание, что после подписания в файл не могут быть внесены дальнейшие изменения.

Последний шаг — создание ЭП с помощью механизма Tuxcom предлагает два варианта.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант — приобрести лицензию на подпись КриптоПро Office, которая используется для создания и проверки цифровых подписей для документов Word и Excel из Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.

Преимуществом этого варианта является то, что лицензия предоставляется на сертифицированное решение КриптоПро. Некоторые организации, например, банки, имеют внутренние требования безопасности, которые позволяют использовать сертифицированное программное обеспечение только от официальных поставщиков. Поэтому, если вам нужно подписывать только документы Word и Excel, этот вариант идеально подходит для вас.

• В главном меню документа выберите Инструменты и перейдите к разделу Настройки.
• Затем выберите вкладку Безопасность и нажмите Цифровая подпись.
• В этом окне выберите необходимый сертификат цифровой подписи из установленных на вашем компьютере.
• Используется для создания цифровой подписи для документа. Нажмите Подпись и введите пароль для ключевого контейнера.

Программа КриптоЛайн

Второй вариант — установить бесплатную программу Cryptolin. Она была разработана компанией Taxcom. С помощью этой программы вы можете полностью работать с документами и подписывать все виды, не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и т.д. Cryptolin также позволяет проверять и удалять подписи.

Какие документы подписывают электронной подписью

Подписание документов электронными подписями очень распространено сегодня, когда почти все распространение документов происходит без использования бумаги.

В области открытых контрактов заявки подписываются электронными подписями. Это гарантирует, что клиент связан с реальным участником тендера. Кроме того, контракт, заключенный в результате публичного договора, действителен только после того, как он подписан цифровой подписью.

Таким образом, цифровые подписи также требуют

1. Отчетность перед регулирующими органами. Подавать в электронном виде в такие службы, как Федеральное налоговое управление, Федеральное управление национальной статистики, пенсионные фонды и фонды социального страхования. При работе с государственными органами, прежде чем подписывать документ в Word с помощью электронной подписи, определите возможность представления документов в этом формате. Это значительно упрощает передачу информации и повышает точность. Большинство сервисов предлагают автоматическую проверку ошибок.
2. Электронный документооборот (EDM). Письма, подписанные таким образом, являются одним из наиболее распространенных видов использования, поскольку они соответствуют бумажным письмам с марками и визами. Она позволяет безбумажно управлять внутренними и внешними документами.
3. Государственные услуги. Граждане России могут утверждать заявки, поданные в организацию через портал «Госуслуги», участвовать в общественных инициативах, использовать личные кабинеты на сайте ФНС и даже обращаться за кредитами.
4. Апелляции в арбитражные суды. В качестве доказательств используются счета-фактуры, контракты и официальные документы, подписанные электронной подписью. Для использования в качестве доказательства файл Word подписывается с использованием усиленных специальных электронных подписей с обеих сторон; по мнению АПК РФ, такой документ напоминает бумажный документ с собственноручной подписью.

• Заявления о взыскании штрафов, написанные
• как получить ЭЦП для участия в электронных аукционах.

Как подписывать электронные документы без ошибок и нарушений, разобрали эксперты КонсультантПлюс. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать его, вам нужен доступ к системе: получите его бесплатно на два дня.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Требуется установленное программное обеспечение КриптоПро, сертификат сертификата и сертификат владельца ЭП.

Подписываем документ Ворд (MS Word)

1. необходим текстовый процессор Word. Прежде чем подписывать документ Word с помощью цифровой подписи, найдите и откройте нужный файл. (Файл — Дополнительно — Крипто-Про).

2. 2. При необходимости добавьте необходимые комментарии и нажмите Подписать.

Если ошибок нет, система выводит окно с успешной подписью.1.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

(1) Откройте файл, выберите файл и выберите Добавить цифровую подпись.

Как и в предыдущем случае, перечислите основные пункты, добавьте комментарий, если требуется, и нажмите кнопку Подписать.3.

Если ошибок нет, система сообщает, что документ успешно подписан.

Как подписать PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. откройте нужный PDF-файл и нажмите на таблицу Инструменты, чтобы отобразить ярлык Сертификаты. Выберите его.

2. нажмите Цифровая подпись и выберите область файла, в которой находится подпись.

3. в окне Выбор цифровой подписи выберите необходимую подпись и нажмите Продолжить (Continue).4: 4.

4. открыть окно с предварительным просмотром печати. Если все правильно, нажмите Sign (Подписать).

5. Система сообщит вам об успешной подписи. Вот и все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

Таким образом вы можете зашифровать все текущие формы и файлы. Программа для цифровой подписи документов — CryptoArm. Поддерживайте следующие порядки.

(1) Откройте программу CryptoArm и выберите первый пункт действий — «Подписать».

2. 2. Внимательно изучите инструкции в мастере создания ЭП. [Нажмите Далее.

3. нажмите Выбрать файл, перейдите к нужному файлу, нажмите и нажмите Далее (next).

4. выберите Файл, подписать и нажмите [Next] (Далее).

5. появится окно ‘Выходная форма’. Если обязательных требований нет, кодировка оставляется без изменений. Программа не предлагает, как подписать ZIP-файл с помощью цифровой подписи, но вы можете выбрать, как сохранить его в формате ZIP (для отправки по электронной почте) и где сохранить конечный результат. [Нажмите Далее.

6. в разделе «Параметры» выберите Свойства, добавьте комментарий и выберите Прикрепить (к исходному файлу) или Отсоединить (сохранить как отдельный файл). При необходимости будут отрегулированы дополнительные параметры. Когда все будет готово, нажмите кнопку Далее.

7. необходимо нажать Выбрать, указать требуемый сертификат и нажать Далее.

8. на следующем шаге отображается окно сводки с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы должны быть подписаны в том же порядке, сохраните профиль. Нажмите кнопку [Finish] (Выход).

9. если ошибок нет, система сообщает, что подпись выполнена успешно.

Существуют также платные сервисы, которые могут подписывать документы. Например, такие функции доступны в SBSI, Kontur и т.д. Как правило, возможность подписывать документы предоставляется автоматически при подключении услуги.

Что это такое

До появления этого полезного изобретения бизнесменам и другим юридическим и физическим лицам приходилось лично заниматься оформлением документов. С внедрением информационных технологий стало возможным удаленное подтверждение документов. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровые файлы, которые являются индивидуальными сигналами доверия, представляют собой определенные комбинации паролей и символов. Он создается специальной программой и находится в файле, прикрепленном к основному файлу.

Сегодня она включена в перечень всех органов власти и служит полным эквивалентом личной подписи.

• Высокий уровень безопасности и защита от подделок.
• Позволяет подавать документы без личного визита в государственные или иные инстанции
• Возможно участие в открытых контрактах и конкурсах. Это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой личный код позволяет многократно ускорить получение документов и получить доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

Первым шагом является получение соответствующих сертификатов. Это быстро и не требует отнимающей много времени бюрократии. Она может быть оформлена на личном счете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или в МФЦ.

Далее, необходим компьютер с операционной системой Windows или Mac; Linux можно настроить, но в зависимости от версии это не всегда возможно.

Следующий шаг — установка программного обеспечения. Это так называемые SKZI-приложения для информационной безопасности. В России используются следующие основные приложения.

• ‘Crypto-pro CSP,.
• Сигнал-ком CSP,.
• ‘Lissy CSP,.
• Vipnet CSP.

В МФЦ или при получении сертификата подписи вы можете найти именно то программное обеспечение, которое вам нужно. Там же вы найдете заметки о настройках, необходимых для создания цифровой подписи. Если выбранное программное обеспечение установлено на компьютере, в контекстном меню создается специальный значок ярлыка, позволяющий быстро подписать документ одним щелчком мыши.

Для работы с модулем необходим Acrobat Reader или Adobe Acrobat и сам PDF Dock.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первая опция, необходимая для некоторых типов программного обеспечения. Его можно загрузить с официального сайта правительственной службы или у производителя этого программного обеспечения. Установка автоматизирована и не занимает много времени.

Единственное, если на компьютере уже установлена другая версия, необходимо полностью удалить ее с помощью контекстного меню, а затем установить новую программу.

Для формата Word и Excel

Большинство компаний до сих пор ведут свой документооборот в этом формате. Примеры включают контракты, счета-фактуры и формы для государственных учреждений. Если вы используете этот формат, вам потребуется специализированное программное обеспечение для этой версии — обратите также внимание, что если вы сертифицируете документы, созданные в Word 2007, проверить их подлинность можно только в аналогичных программах.

В офисных программах есть стандартная функция «подписать документ», но она не придает документу юридической силы. Поэтому требуются специальные расширения, такие как КриптоПро Office Signature или другие RAS.

Сначала загрузите и установите дополнение, затем загрузите специальный раздел Office. Когда все будет готово, перейдите на вкладку Инструменты в Word и Excel, выберите Параметры, а затем Безопасность, чтобы увидеть опцию Цифровая подпись. Просто укажите, что вы хотите подписать, используя программное обеспечение и сертификат.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Отдельный раздел необходим, если вы хотите заверить документы в формате PDF. Во-первых, важно, чтобы на вашем компьютере был установлен Adobe Reader или Acrobat. Это позволит вам работать с такими типами файлов.

Далее устанавливаются специальные плагины, совместимые с этим программным обеспечением, например, CryptoPro PDF. Плагин поставляется вместе с Reader и является бесплатным. В противном случае по окончании пробного периода необходимо приобрести лицензионную версию.

Следующим шагом будет настройка параметров, позволяющих использовать сертификаты. Для этого загрузите и настройте DC-версию Reader и Pro-версию Acrobat; в отличие от Office, вам не придется тратить много времени на поиск в меню. Верхняя командная строка содержит специальный элемент, остается только подписать его и отправить в правильный первый раз.

СБИС Электронный документооборот

Удобные и практичные системы электронного документооборота для всех отраслей и компаний любого размера.

Гибкая система ценообразования, обмен документами со всеми государственными системами, легкие сделки с помощью нескольких щелчков мыши.

• Подписывайте и отправляйте электронные документы несколькими щелчками мыши
• Круглосуточная техническая поддержка

Чтобы подписать электронный документ подписью, вам необходимо

• Окончательный вариант документа. Документ может быть в другом формате. Важно, чтобы после подписания не было необходимости вносить какие-либо другие изменения.
• Средство электронной подписи; для использования сертификата ЭЦП на компьютере должен быть установлен программный пакет, позволяющий подписывать документы с помощью ЭЦП. Вы можете создать собственное рабочее место и использовать электронные документы и подписи или обратиться к специалисту, который создаст рабочее место в кратчайшие сроки.
• Действительная электронная подпись на защищенном носителе. Признанный сертификат электронной подписи подходит для подписания электронных документов и придания им юридической силы. Это единственный вид, который, согласно российскому законодательству, придает документу юридическую силу.

Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью

Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, заключения деловых контрактов и подачи судебных исков. Для создания юридически значимых электронных документов с помощью ЭЦП нельзя использовать стандартный пакет программ Microsoft Office. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.

Подписывать документы с помощью этого программного модуля очень просто.

• В главном меню выберите «Услуги» и перейдите в раздел «Параметры».
• Затем необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровая подпись».
• В выпадающем окне необходимо выбрать требуемый сертификат с цифровой подписью, установленный на вашем компьютере.
• Затем нажмите кнопку «Подписать» и введите пароль ключа.

Если вы создаете подпись в одной версии Word или Excel, а проверяете ее в другой версии, результаты проверки могут быть неверными.

Системные требования

1. Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписи доступны только для настольной версии, а не для всех подписок). В зависимости от версии операционной системы.

Подписать документ электронной подписью в СБИС

Документы, отправленные контрагенту SIS, автоматически подписываются электронной подписью. Файлы сторонних производителей также могут быть подписаны.

[Выберите вкладку Подпись в разделе Документы на вкладке Мой диск. Вы можете выбрать либо одобренный сертификат цифровой подписи, либо простую ЭП.

Система электронного документооборота SIS автоматизирует обмен документами в вашей организации и упрощает их электронную подпись. Наши специалисты предлагают отличное соотношение цены и качества, помогут вам установить и настроить электронный документооборот и ответят на все технические вопросы.

Лицензия

• Для КриптоПро CSP — 1 год, бессрочно или включено в ЭП.
• Для подписания КриптоПро Office 2.0. Если вы проверяете только подписи под документами, лицензия не требуется.

Рассмотрим, как настроить параметры Microsoft Outlook, на примере Outlook 2010.

Настройте Outlook

1. Откройте Outlook и выберите Файл/ Настройки/ Настройки/ Центр безопасности.
2. [Нажмите Настройки центра безопасности.

Вы можете выбрать только те сертификаты, которые имеют такое же описание электронной почты, как и ваша учетная запись Outlook.

Чтобы автоматически подписывать и шифровать все электронные письма, включите опции Шифровать содержимое и шифровать исходящие сообщения и Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям. В противном случае вы должны создать подпись Outlook для каждого письма.

Чтобы создать подпись для всех файлов во вложении в виде отдельного вложения, установите значение ‘Отправлять подписанные сообщения как простой текст’. В противном случае текст сообщения, все файлы и ES объединяются в один файл во вложении.

Отправьте подписанное сообщение

1. Нажмите ‘Create’ (Создать) или выберите пункт меню ‘File / Create / Message’ (Файл / Создать / Сообщение).
2. Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему письма. Если письмо содержит файлы, добавьте их в письмо — нажмите кнопку Вложение файла.
3. Когда вы будете готовы отправить сообщение, нажмите Отправить.