Сопроводительное письмо о направлении документов

Деловой этикет определяет составление сопроводительного письма (или его называют сопроводительным письмом) при отправке документов партнерам, в государственные учреждения и в других случаях. Это особенно полезно, когда вам нужно идентифицировать пакет для получателя, предупредить его о принципах, направить запрос или директиву к действию и зафиксировать крайний срок для ответа. Вся важная информация может быть включена в сопроводительную записку.

Сопроводительный меморандум обычно пишется

• Чтобы подписать контракт, вы должны
• Важные документы (например, возврат документов после подписания), the
• Сертификат урегулирования
• коммерческие предложения
• документы, полученные от налоговых органов
• отчеты, формы и вопросы от надзорных органов.
• В исполнительных документах.
• Кадровые документы.

Может быть составлена как при самостоятельной выдаче документов, так и при отправке курьером, почтой или по электронной почте.

Как правило, их предъявляет лицо, ответственное за отправленные документы, или секретарь организации. Для сертификатов достаточно подписей, но можно использовать и печати. Сегодня организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 6 июня 2015 года).

Наклеивание марок остается на усмотрение компании, если только этого не требует получатель (например, финансовые учреждения).

Хотелось бы отметить еще одну важную особенность папки — опись документов, отправленных получателю. Рекомендуется предоставить тщательный перечень всех документов. Желательно указывать не только полное наименование, но и количество страниц, если есть отделение и вид вложения, а также количество копий каждого отправляемого документа.

Если документ теряется внизу, сопроводительный документ подтверждает, что вы передали его получателю. Поэтому важно составить сопроводительный документ в двух экземплярах и попросить получателя указать на копии дату и время получения и приемки акций.

Структура сопроводительного письма

Организационная переписка соответствует ГОСТ Р 6. 30-2003, 3 марта 2003 года. Структура и детали могут варьироваться в зависимости от типа опоры, но в целом они следующие

1. Получатель (название и адрес организации, имя и местонахождение сотрудника, которому адресован документ).
2. Номер и дата подачи заявки.
3. Содержание.
4. Список прилагаемых документов.
5. Лицо (лица) для проверки подлинности.
6. Контактная информация.

Случайные письма, как и другая корреспонденция, нумеруются в соответствии с правилами делопроизводства агентства. В настоящее время правила управления файлами относятся к внутренним делам бизнеса и устанавливаются локальными актами: правила Госстандарта требуют от компаний формулировать и определять свои файлы (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). Когда сопровождение отправляется в соответствии с адресом получателя, номер отправления и дата отправления могут быть указаны под номером отправления.

Текст «По вашему адресу … …» Она может начинаться с фразы «Мне жаль…».

Если вам необходимо связаться с правоохранительными органами, вам нужно будет предоставить их контактную информацию. Эта информация обычно указывается в левом нижнем углу бланка. Рекомендуется написать свою фамилию, инициалы (голографические или краткие), номер телефона или адрес электронной почты.

Перечень прилагаемой документации

Перечень документов, переданных получателю, должен сопровождаться кратким перечислением номера каждой позиции. При составлении списка важно помнить об уникальности каждого элемента. Рекомендуется предоставить полную информацию.

В зависимости от цели сопроводительного письма, приложения могут быть сделаны путем сообщения количества копий и листов каждого документа или общего подсчета.

1. Конвенция № 2 экземпляры на 4 листах, датированная 01. 06. 2017 г.
2. Состояние командного б/н от 06. 06. 2017 г. 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа — это 13 документов.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Чтобы избежать явления массовых посланий, предпочтительнее начинать такое письмо, адресованное конкретному человеку. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имен этих сотрудников, обратитесь к менеджеру в письменном виде.

Их полное наименование можно найти в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) на сайте налоговой инспекции.

Затем перечисляется основной текст и дается краткое изложение предложения. Опишите, что именно вы предлагаете. Это может быть услуга или товар. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и ваши контактные данные.

Из вежливости к отправителю заполните сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Например, «уважение» или «мы надеемся на сотрудничество с вами». Напротив этих фраз следует поставить подпись, имя и должность лица, подписавшего письмо.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.05.2022)

И каждый раз, когда вы участвуете в официальном обмене деловой информацией, вы должны подготовить письмо для сопровождения различных типов документов.

1. Цель составления

Сопроводительные письма — это особая форма общения.

• Краткое и четкое обновление получателя с целью отправки информации, действия, которые необходимо совершить получателю: подписание, экзамены, ответы, контракты, прием документов, платежи и т.д.
• Определите состав отправляемого или передаваемого документа, запишите количество и перечислите название отправляемого документа.
• Контактная информация отправителей и контактные данные
• Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации — Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации
• Предоставляет информацию о документе или лицах, участвовавших в подготовке данного выпуска.

2. Виды и типы писем

Как правило, на каждую букву приходится только один тип символов. Различия между определенными символами могут возникать в соответствии с

• Канал доставки сообщения, канал
• Приемник.

В зависимости от особенностей адресата сопроводительное письмо может быть составлено как внутреннее (корпоративное) письмо или как внешнее письмо для всех других организаций.

При активном распространении электронного документооборота письма могут быть трех видов.

• Рукопись.
• Электроника, и
• Отправлено на бумагу.

Вот что они говорят. Какой бы тип письма ни выделялся, все имеют схожую цель и план. Будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, претензия, договор, отправка документов в пенсионный фонд или в налоговую инспекцию.

Единственный момент, когда можно внести коррективы в формальную формулировку письма, — это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но, опять же, структура будет той же самой.

3. Требования к форме бланка

Единого требования к формату сопроводительного письма не существует. При необходимости вы можете изучить ГОСТ Р 6. 30-2003, чтобы ознакомиться с оформлением официальных профессиональных документов. В данном случае ГОСТ является рекомендацией. Как правило, организации создают свою собственную форму сопроводительного письма.

При разработке формы важно включить в структуру поля.

• Верхняя часть, где расположены элементы организации.
• кадр, где указаны номер и дата вылета; и
• блок с информацией о получателе: название организации или имя получателя,…
• Поле, содержащее текст письма и текст приложения, поле
• Контактная информация на доске объявлений внизу формы.

3.1 Пример пустого бланка

Здесь вы можете увидеть, как выглядит сопроводительное письмо — образец формата.

В конце статьи вы найдете готовый пример!

Лист A4 (чистый бланк)

Общество с ограниченной ответственностьюНазвание компании.‘ (необходимо указать полную информацию о компании)

Нет. Ссылка с адреса получателя _______ ______________________________

(название компании, адрес, возможные должности и имена сотрудников)

1. Документ 1.
2. Документ 2.
3. Документ 3.

Честность: пост ______________________ подпись ___________________ имя ______________________

Исполнитель: местоположение__________________ имя_________________________ элемент контакта______________________________

4.1 Несколько слов о теме

Этот вопрос следует сделать как можно более конкретным, чтобы получателю не пришлось гадать, какой пакет выдан пакету документов.

Приведите несколько примеров формулировок:.

1. 12 компании Ogonek Ltd от 11 января 2018 года, в котором содержится ответ на заявку №.
2. Подготовка годового отчета.
3. Предоставьте статистические данные.
4. О разработке проекта строительства объекта ‘N’.

4.2 Как обратиться к получателю

Нет необходимости указывать адрес, особенно если письмо направляется в организацию, а не конкретному представителю.

Если вам необходимо адресовать письмо лично, следуйте общим правилам. В деловых документах пишите «Уважаемое имя», как обычно.

4.3 Что писать в основной части

Тело начинается с одного из трех утверждений: отправить, послать и предоставить.

Считается, что каждый из них соответствует определенному типу получателя.

Тип рецепта	Тип получателя
Положения.	Как правило, это используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящую инстанцию, организацию с более высоким статусом, чем у отправителя, например, в ССТ, пенсионный фонд или арбитражный суд.
Отправить по адресу.	Для отправки в организации или подчиненным, имеющим более низкий статус, чем отправитель: филиалы, офисы, отделы.
Отправить по адресу.	Используется для отправки сообщения организации с таким же статусом, например, партнеру, конкуренту или клиенту.

Далее объясните цель отправки, четко указав, что получатель должен сделать с содержимым посылки и полученной информацией.

Обложка документа Вот несколько примеров формулировок, с которых можно начать письмо Образец открытия основной части письма.

1. Высылаем Вам комплект документов в соответствии с требованием №… из …..
2. Для Вашей информации направляем Вам предложение о коммерческом сотрудничестве и приложения к нему.
3. Направляем вам отчет о подготовке годовой отчетности филиала.

Таким образом, получатель будет знать, какой тип посылки был отправлен ему или ей.

Весь нижеследующий текст должен охватывать тему письма. Это означает, что текст должен включать

• Информация о проблеме, ситуации и обсуждаемой рабочей теме; и
• Действия, которые должен предпринять получатель на основании полученного документа: подписание, представление документа, принятие обязательства и т.д.
• Сроки, в течение которых необходимо выполнить предполагаемое действие.

Сроки получения ответа на письмо зависят от различных условий

• Наличие ранее согласованных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества. Заключение контрактов.
• Чем ниже положение получателя по отношению к отправителю, тем короче срок.

В некоторых случаях крайнего срока может и не быть, особенно если письмо направлено в ответ на запрос организации.

Отправителя можно поблагодарить за долгосрочное сотрудничество.

4.4 Приложения

В этом месте должны быть перечислены все вложения, отправленные получателю. Важно ничего не пропустить и перечислить все документы.

Листинг должен представлять собой либо простой каталог, либо таблицу.

Важно ссылаться не только на название самого документа, но и на количество копий и листов в каждом приложении.

Также можно отметить, отправляется ли оригинал или копия документа.

Например, список может содержать следующие формы

1. 12 договора поставки № 12. 12. 1017, за 2 экземпляра по 10 литров.
2. Приложение к конвенции № 112. 12 от 12. 1017, в двух экземплярах.

4.5 Кто может подписывать

Теперь мне нужно подписать сообщение.

Сотрудник, уполномоченный подписать сопроводительное письмо, выбирается в соответствии с особенностями получателя и обстоятельствами, при которых отправляется документ.

Когда письмо направляется в государственный орган, генеральный директор подписывает его.

Когда письмо отправляется в Федеральную налоговую службу, его может подписать бухгалтер или лицо, ответственное перед генеральным директором.

Когда письмо отправляется клиенту или партнеру, подписать его может тот, кто инициировал задание, например, коммерческий директор или менеджер по маркетингу, отвечающий за продажи или поставки.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все вложения и оригинальные файлы обычно хранятся в соответствии с каталогом файлов. Они заключаются в отдельную папку и оплачиваются по другой папке. В этом случае сопроводительные письма могут не сохраниться.

Некоторые компании организуют хранение сопроводительных писем в отдельных файлах и определяют сроки их хранения в соответствии с внутренними правилами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы

• Неправильное содержание, и
• Стиль и подача информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен и нечетко выражен. Неясно, что должен сделать получатель, изучив документ.

Второй тип ошибок связан с формулировкой самого письма.

Давайте определим основные «нет» в тексте сопроводительного письма

1. Не должно быть эмоционального обращения к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент и т.д.
2. Избегайте любых проявлений эмоций по отношению к этой теме. Событие не возмутительно, чудовищно, утверждение категорично, а поступок возмутителен.
3. Не унижайтесь, не показывайте слабость или зависимость: спрашивайте вежливо, ищите много ответов и не забывайте отвечать.

Вывод: хотите добиться своей цели — используйте эмоционально нейтральный стиль презентации и соблюдайте все требования профессионального этикета.

Речевые шаблоны

Основой сопроводительного письма является список вложений. Текст документа краток и разделен на две части

Сообщение, в которое отправляется документ, и

просьба о своевременном ответе (например, рассмотрение, утверждение, возврат подписанного экземпляра).

Первая часть обычно начинается следующим образом.

‘… В соответствии с… Я посылаю тебя…» ,

«Я посылаю к вам…» ,.

«Мы представляем вам…» .

Затем вы можете указать цель, с которой был отправлен документ: «для консультации», «для информации», «для информации», «для информации», «для информации», «для информации». ‘для консультации’, ‘для проверки’, ‘для подписи’, ‘для подписи’, ‘для подписи’, ‘для подписи’, ‘для подписи’, ‘для заполнения’ (в случае анкеты). Для анкет или опросов цель документа может быть сформулирована так: «Я согласен», «Я подписываю», «Я заполняю».

Рекомендуется использовать клише «переслано» или «направлено вам». Вы можете отправить что-то только для ознакомления, но не для подписи или одобрения.

Вторая часть может содержать следующие слова.

«Пожалуйста, подпишите, запечатайте и отправьте мне копию». ,

«Пожалуйста, рассмотрите его и отправьте нам в установленный законом срок…», , и

«должным образом исполнен… Пожалуйста, пришлите копию …». .

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как уже отмечалось, самой важной частью сопроводительного письма к документу является приложение. Поэтому уделите особое внимание вопросу обучения именно в этой детали. Независимо от способа оформления вложений, профессиональная практика адресации требует полного перечня прилагаемых к письму документов с указанием количества копий и листов каждого из них.

Если эта информация отсутствует, сопроводительное письмо теряет смысл.

Поэтому, если документы, которые необходимо отправить, уже перечислены в теле письма, нет необходимости называть их еще раз. Достаточно указать количество экземпляров и количество копий. См. пример 1.

Пример 1.

Выдержка из текста и примечание о вложениях (вложения называются в теле письма)

Если вложение не упоминается в тексте письма, его название должно быть указано в дополнение к количеству. Если пакет содержит более одного документа, вложения нумеруются. См. пример 2.

Пример 2.

Поле основного текста и приложения (названия приложений указаны в приложениях)

В ГОСТ Р 6. 30-2003 указано, что для некоторых приложений слово, заканчивающееся перед двоеточием, является «приложение:», в этом случае рекомендуется описывать приложение с помощью формы множественного числа «приложение:» следующим образом Пример 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. А во-вторых, сами авторы этого ГОСТа позже «исправили» его, когда стали объяснять его применение в методических рекомендациях. Выдержки из этих двух документов приведены ниже.

Однако многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе. Даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте этого.

Причины этого были объяснены.

ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к формату документов».

3. 21.. Если письмо содержит приложения, не названные в тексте, то указывается их название, количество листов и количество экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются.

Организационные и административные документы. Требования к оформлению документа; методические рекомендации по применению ГОСТ Р 6. 30-2003.

3. 16… Если в письме имеются приложения, не упомянутые в тексте, то указываются их названия, количество листов и количество экземпляров, а если приложений несколько, то они нумеруются.

Существуют также различия в том, как слово «приложения» пишется в тексте письма. К ним относятся строчные или прописные буквы, наличие или отсутствие знака «нет». Важно отметить, что существует множество способов написания названия документа, содержащегося в тексте сопроводительного письма.

Для сравнения см. пример 3. Во втором случае уместно написать в скобках, что документ прилагается.

Следующий пример показывает, что делать в противном случае. Все варианты являются правильными. Важно соблюдать единообразие надписей.

Еще лучше, если выбор и указание вариантов в инструкции по делопроизводству организации (или в другом местном нормативном акте по таким вопросам) обеспечит единообразие всех документов и уменьшит путаницу среди сотрудников исполнительных органов.

Пример 3.

Различные способы написания названия вложения в теле письма

Для переплетенных приложений количество листов можно не указывать (пример 4).

Пример 4

Описание связанных вложений

Если вложений так много, что удобнее перечислить их на отдельном листе («Список вложений к ее письму…» ), достаточно сослаться на этот список в письме (пример 5). ).

Пример 5.

Если имеется очень большое количество вложений, удобнее перечислить их в отдельном каталоге.

Если вы прилагаете к письму отдельное письмо с собственными файлами, вы должны сообщить об этом получателю (пример 6).

Пример 6.

Письма имеют свои собственные вложения

Наконец, если ваше письмо адресовано нескольким организациям и только к одной из них приложены файлы (остальные получат письмо только для ознакомления), об этом также следует упомянуть (пример 7).

Пример 7.

Одно вложение отправляется одному получателю письма от многих людей

Ниже текста письма и над подписью находятся пометки о вложении. Обычно эти расстояния (отступы) одинаковы и соответствуют примерно 2-3 расстояниям между строками (это хорошо выглядит на примере целого письма в примере 9).

Как правило, если в документе есть приложения, они отмечаются под текстом и над подписью. В прилагаемых документах (каждый в правом верхнем углу первой страницы) они отмечаются в документе, к которому прилагаются (укажите номер приложения, если их несколько), как в примере 8.

Пример 8.

Количество прилагаемых документов и данные основного документа на странице 1 прилагаемого документа

Однако сопроводительное письмо — это просто файл, содержащий отправленные документы, в то время как документ, названный в письме, например, приложение, — это то, что было фактически отправлено. Если письмо имеет другую функцию (например, предложение подписать контракт и перечисление условий предлагаемого сотрудничества), то «основным» документом является письмо, а прилагаемый документ служит только для выполнения операции. Она.

Однако, поскольку речь идет о сопроводительном письме, в этом случае не стоит «портить» отправленный документ информацией о «списке вложений».

Цели и задачи сопровода

В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо документа. На практике документ выполняет множество задач одновременно.

• Деловой этикет соблюдается, но отправлять такие сообщения — это хорошее поведение.
• Опишите отправляемый документ и
• Помимо перечня документов, текст должен содержать просьбу или руководство для получателя, содержать все необходимые замечания и устанавливать сроки.
• Страхование от споров, связанных с передачей или получением определенных документов.

При работе, например, по Федеральным законам 44-ФЗ и 223-ФЗ необходимо часто отправлять различные документы.

• В зависимости от тендерного запроса.
• при представлении документов, основанных на исполнении контракта, включая заявления по контракту, документы о поставке и техническую документацию; и
• при пересылке документов, закрывающих исполнение контракта.

Эксперты КонсультантПлюс разработали рекомендации для редакционных документов. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что указать в сопроводе

С 1 июля 2018 года при подготовке сопроводительной документации руководствуйтесь общими требованиями, указанными в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. И лист бланка, и чистый лист должны быть печатными, а не рукописными формами, при этом должна соблюдаться следующая структура

• Необходимая информация об отправителе — если используются надписи, их не нужно регистрировать повторно — эти пункты должны быть зарегистрированы на чистом листе бумаги
• Получатель,.
• Необходимые элементы — дата и номер справки, номер справки
• адрес и направление, в
• опись отправляемого документа, опись
• Последняя часть.
• имя и фамилию подписавшего, саму подпись и
• Информация об исполнителе.

Печать компании используется, если этого хочет отправитель, но не является обязательной.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопроводительного письма зависит от необходимости; ниже приведены пошаговые инструкции по написанию сопроводительного письма к документу в формате 2022.

Шаг 1. Напишите заголовок сообщения, описывающий техническую информацию: от кого и кому она адресована.

ШАГ 2. Составьте адрес. Начать следует с выражения уважения к получателю: ‘Уважаемый _____’ или ‘Дорогой _____’. Ниже указаны имя и фамилия получателя. В заголовке важно указать имя человека, называемого получателем.

Шаг 3: Напишите вводный компонент. Его цель — предвосхитить список подразделений, которые будут отправлены.

‘Мы пошлем вас…’ или если документ отправляется в ответ на запрос получателя, уточните детали этого запроса, используя формулировку. ‘В ответ на ваш запрос с сайта ______’.

Шаг 4: Составьте график инвентаризационной ведомости. Упоминание:.

• номер газеты в списке заказов, номер газеты в списке.
• его имя и данные, а также
• количество копий, количество
• количество листьев, количество
• Вы можете указать, нужен ли вам оригинал, заверенная копия или стенограмма.

Шаг 5: Создайте окончательное заявление. Оно должно отражать действие, ожидаемое от отправителя. Например, вы можете захотеть

• Подписать и отправить обратно отправителю, и
• чтобы прикрепить его к файлу.
• Со временем это станет доступным.

Шаг 6: Назначьте лицо, подписавшее письмо, и подпишите его.

Исполнители перечислены в нижней части листа. Помимо имени, фамилии и отчества, необходимо указать номер телефона, по которому получатель может позвонить для получения разъяснений.

Примерный образец сопроводительного письма для документа в текстовом формате выглядит следующим образом

FGB Идеальный клиент

В 1234567890 CPT 121001001

000000, Россия, Санкт-Петербург, ул. Идеальная, 1, тел. (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент

№ 124 от 28 октября 2022 года

Уважаемый господин Петрович! В Вашем письме № 987 от 24 октября 2022 года (вх. № 365) мы направляем Вам ряд закрывающих документов для исполнения контракта № 123 от 29. 06. 2020 года, подписанного нами. Приложение

1. Действие № 1 от 23.10.2022 г. в двух экземплярах.
2. Отчет об оказании услуг от 23 октября 2022 года, 7 копий на 1 листе.

Всего: 2 экземпляра на 9 листах.

Директор ФГБУ «Идеальный клиент» _____________/ Иванов И. И.

Исполнитель Сидорова С. С. (812) 111 22 33.