Как подписать электронной подписью документ pdf

Управление документами в электронном виде требует расширенной электронной подписи, которую можно получить только в признанном центре авторизации. Процедура является типичной. Выберите на сайте соответствующий вариант КЭП или НЭП, подайте онлайн-заявку, придите в ПДР с паспортом и пенсионным удостоверением, оплатите и получите USB-токен или смарт-карту в паре с персональным сертификатом и ключом.

Помимо ключ-карты, вам понадобится компьютер или ноутбук с операционной системой Microsoft Windows, которая поддерживается всеми информационными системами и торговыми платформами; MacOS и Linux также подходят, но не для каждых ворот.

Компьютер должен быть настроен — должны быть установлены провайдер СКЗИ, драйверы USB-талона или смарт-карты, корневой сертификат и программа ЭП. Некоторые носители имеют встроенную защиту от шифрования и могут использоваться без дополнительного программного обеспечения.

Чтобы пользоваться общественными и коммерческими воротами, установите специальные добавки или расширения для вашего браузера. Универсального перечня разделов программного обеспечения не существует, поскольку в каждом месте существуют свои требования к рабочему месту. Ниже описано, как подписывать с помощью ЭЦП документы, выпущенные с использованием различных принципов цифровой подписи.

Как подписать документ электронной подписью Контур или Тензор

Я приобрел ES у Kontur, Tensor или другого авторизованного принципа. Каковы следующие шаги? Алгоритм действий зависит от функций основных носителей и стоящих перед ними задач. Ниже приведено пошаговое описание процесса формирования рабочего места, который может быть автоматизирован с помощью специальных сервисов («мастера конфигурации», kontur.

webdisk и т.д.).

1. Установка драйвера. Чем современнее модель токена, тем проще установить компьютер. Последнее поколение Рутокен Эдс 2.0 и Рутокен Лайт автоматически распознаются Windows (поддержка CCID). Готовность к работе можно проверить, проверив состояние светодиодных ламп на устройстве; если светодиодные лампы постоянно горят и не мигают, компьютер отрегулирован правильно. Важно: При использовании Рутокен Эдс 2.0 для работы в ЕГАИС необходимо скачать и установить специальный драйвер с официального сайта производителя «Активсофт».
2. Установка криптопровайдера.Второй момент — как подписывать документы Контур или тензорно-расширенные документы с помощью СКЗИ.Если вы приобрели Рутокен Эдс 2. 0, Криптопровайдер построен таким образом, что отдельный рабочий стол Отдельная программа для рабочего стола не требуется. Если нет «встроенного» Skzi, необходимо установить дополнительное программное обеспечение. Важно: Если Криптопровайдер уже установлен на компьютере, который не поддерживает ЭЦП, удалите его или используйте другой компьютер для работы с носителем. В противном случае могут возникнуть конфликты программного обеспечения.
3. Установите опорную секцию. Некоторые символы могут быть идентифицированы только приложениями, использующими дополнительное «промежуточное программное обеспечение».
4. Настройки браузера. Если вы работаете на определенном рынке, узнайте требования к добавке для браузера. В некоторых случаях может быть достаточно установить расширение Cryptopro для стандартных браузеров Cryptopro (Firefox и Internet Explorer) или браузеров Cades (Chrome). Однако могут потребоваться дополнительные программные средства, такие как библиотека Capicom или Ifcplugin.
5. Регистрация сайта. Пропустите этот шаг, если вы не собираетесь работать с информационными системами или предоставлять их. В этом случае используйте усиленный КЭП для создания учетной записи и проведения аутентификации. Вам также потребуется установить корневой сертификат ЦС, необходимый для аутентификации ЭП.

Теперь рабочее место готово. Теперь вы можете обрабатывать удаленные потоки документов, подписывая файлы различных форматов с подключенной или отключенной ЭП. В следующих разделах описано, как подписывать документы PDF, Word и Excel с помощью электронных подписей и как работать с приложениями и службами для удаленного подписания документов.

Что нужно для подписания электронного документа в формате PDF?

Первое, что вам нужно, — это настроенный и заверенный документ. Дважды проверьте все предметы, имена и регистрационные номера.

После того как документ подписан цифровой подписью, никакие изменения не допускаются. Он становится отдельным документом и должен быть перемещен.

• Действующий сертификат с цифровой подписью был выдан действующим органом и
• Программное обеспечение для добавления ЭП в документ.

Программное обеспечение для добавления цифровых подписей может отличаться, поскольку оно предназначено для редактирования различных типов файлов и текстовых документов. Поэтому для работы с PDF-файлами необходимо выбрать соответствующее программное обеспечение.

Вы также должны знать, что существуют различия между Adobe Reader и Acrobat. Оба продукта позволяют просматривать файлы PDF, но редактировать их можно только с помощью пакета Adobe Acrobat. Распространяется. Поэтому для использования ЭП необходимо приобрести лицензию.

Как создать электронную подпись для PDF?

Документы ES PDF удобны в использовании, поскольку программное обеспечение, использующее эти файлы, содержит встроенную добавку КриптоПро PDF. Криптографические записи могут быть добавлены в документ без необходимости использования стороннего программного обеспечения.

Алгоритм добавления ЭП следующий.

• Загрузите и установите Adobe Acrobat Pro.
• Активируйте программу с помощью лицензионного ключа.
• Откройте нужный документ и
• Выберите место расположения цифровой цифровой подписи.
• В дополнительном меню выберите «Работа с сертификатами».
• Перейдите в раздел «Подписи».
• Выберите ES и нажмите кнопку Добавить.

Затем документ формализуется, т.е. заверяется в ГС.

Подписание ЭП PDF документа: пошаговый алгоритм

Если вы не готовы платить за использование продуктов Adobe, воспользуйтесь одним из двух традиционных бесплатных решений.

• программное обеспечение консоли CryptoArm, и
• Интернет-сервис contour.crypto.

Оба предоставляют бесплатные базовые функции подписи ЭП. Если ваш документооборот невелик, этого должно быть достаточно. Посмотрите на алгоритм работы каждой программы.

Как подписывать документы с помощью ЭП через CryptoArm:.

• Скачайте и установите программу, затем
• В дополнительном меню выберите «Подписать» и
• укажите нужные вам файлы. Одновременно можно подписать множество файлов.
• Выберите формат подписи.

Рисунок.

CryptoArm может либо включить ES(eds) в файл документа, либо создать *. расширение сигмента.

Если вы работаете, например, на офисном компьютере, который доступен многим людям, и вы не хотите устанавливать на свой компьютер дополнительное программное обеспечение, мы рекомендуем использовать онлайн-сервис kontur.krypto. Бесплатная версия доступна после регистрации. Интерфейс прост и понятен и показан ниже.

Рисунок 2 Контур интерфейса. krypto

Рабочий алгоритм развертывания ЭП через contur.krypto выглядит следующим образом

• Перейти на веб-сайт компании
• Загрузите необходимые файлы на HS в специальном формате и

Рисунок 3 Загрузка файла ES

• Выберите онлайн-подпись и

Рис. 4ES Select

• Подпишите документ.

Рис.

Программа создает папку на сервере. Он содержит файлы PDF и файлы с подписью *. файл подписи с расширением *.sig. Оба файла должны быть загружены на ваш компьютер, чтобы вы могли с ними работать.

При работе с бесплатными онлайн-приложениями следует учитывать следующее

• Размер подписываемого документа не должен превышать 100 МБ.
• Вы можете подписать файл только сертификатом проверки. Сам файл не может быть подписан.
• Приложение создает только документы, которые могут быть прочитаны Microsoft Windows.

Программное обеспечение для работы с отключенной ЭП подходит для проверки цифровых подписей.

Как получить документ PDF с ЭП от других пользователей?

Отправка и получение документов с использованием SS — аналогичная процедура. Поэтому давайте рассмотрим, как предоставлять контрагентам подписанные документы. В зависимости от программного обеспечения, с которым вы работаете, существует несколько способов сделать это.

Если вы используете Adobe, выберите Fill & Sign (Заполнить и подписать) в дополнительном меню и нажмите Next (Далее).

Рисунок 6 Используйте программное обеспечение Adobe.

Программа предусматривает создание ссылки для скачивания и отправку подписанного файла по электронной почте или оригинала документа. Последний вариант используется, когда документы подписываются несколькими разными эсэмэсками.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Советы по режиму EDI и поддержка программ 1С; ответы на ваши вопросы менее чем за 15 минут

1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С

Подходит для МСП со стандартом 1с; мгновенный вход и настройка специалистами EDF

Каждый документ принимается одинаково. Связывание — самый простой и удобный вариант. Источник подписанного документа хранится на сервере, поэтому, если вам нужен файл, перейдите по ссылке для его загрузки.

Рисунок 7 Как загрузить подписанный документ

Отправка готовых файлов по почте осуществляется в любом почтовом клиенте. В этом случае вы можете загрузить файл на свой почтовый ящик через письмо.

Рисунок 8 Отправка подписанного документа по электронной почте

Если контрагент использует программное обеспечение стороннего производителя, будет отправлен файл или ссылка; только Adobe Acrobat имеет возможность дублировать подписи; обмен зашифрованными файлами через сервис Adobe Sign возможен только в том случае, если и отправитель, и получатель имеют возможно только в том случае, если приобретена лицензия на пакет программного обеспечения.

Рисунок 9 Сервис Adobe Sign.

В противном случае для просмотра или проверки документа необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Файл отправляется по электронной почте или через мессенджер. После этого получатель должен

• Загрузите файл документа и файл подписи, и
• открытое программное обеспечение для сравнения фрагментированных цифровых подписей, и
• проверить документ.

Если программа подтверждает правильность цифровой подписи, это означает, что данный PDF-файл был подписан сертификатом пользователя.

Примечание: Отправка документов с цифровой подписью по открытым каналам полностью безопасна. Цифровая подпись — это сложный зашифрованный код, содержащий информацию, зашифрованную для владельца подписи. Его практически невозможно подделать или изменить. Поэтому риск фальсификации документа, подписанного цифровой подписью, практически равен нулю.

Однако следует помнить, что отправка документов по электронной почте сопряжена с некоторыми рисками, например, вводом нежелательной корреспонденции или случайным удалением документа. Для обеспечения надлежащего хранения документов рекомендуется отправлять подписанные ЭСА документы через EDI-перевозчика, который надежно хранит документ на части тела.

Как видите, подписывать PDF-файлы очень просто. Для этого существуют как платные, так и бесплатные решения. Предпринимателям, которым приходится регулярно подписывать официальные документы, мы рекомендуем установить пакет программ Adobe. Это стоит денег, делает работу более комфортной и значительно ускоряет бюрократизацию.

Если у вас остались вопросы о том, как подписывать документы в ГС, где и как получить ЭП или вам нужны советы по организации работы подрядчиков, внутреннему документообороту, электронным документам, электронному документообороту, маркировке ЭДО и т.д., наши эксперты — специалисты по делопроизводству готовы проконсультировать вас по организационным вопросам.

Заказ обратного звонка

Заполните форму, и специалист свяжется с вами в течение дня. Мы ответим на все ваши вопросы и при необходимости организуем тестовый доступ.

Шаг 1. Редактирование PDF-документа

Чтобы начать подписание, щелкните правой кнопкой мыши на PDF-файле. Это должно быть подписано цифровой подписью. Затем выберите Edit in Abbyy Finereader PDF 15 в меню Environment (см. Рисунок 1).

Рисунок 1. Меню среды редактирования Abbyy Finereader PDF 15

Шаг 2.

Выберите инструмент «Горизонтальная линия» в верхней части. Затем в контекстном меню выберите Подпись. Затем выберите Добавить цифровую подпись из подменю (см. Рисунок 2).

Рисунок 2. Инструмент «Добавить цифровую подпись

Программа отобразит сообщение о том, что необходимо выбрать область, в которой будет установлен штамп цифровой подписи (см. Рисунок 3).

Рисунок 3. Сообщение об установке подписи

Выберите область, в которой будет размещен визуальный штамп. Хотя весь документ подписывается электронной подписью, штамп визуальной подписи удобен для большинства пользователей, поэтому производители программного обеспечения внедряют внешний вид штампа визуальной подписи.

Электронные подписи для всех целей

Выделите область, на которую будет наложен штамп. Он обозначен пунктирной линией (см. рис. 4).

Рисунок 4: Выбранная область для определения штампа подписи

При выборе области для определения штампа подписи открывается окно для добавления электронной подписи к документу (см. Рисунок 5). Выберите действующий сертификат для основы в пункте ‘Sign as’.

При необходимости выберите отношение подписи для документа (например, как показано на рисунке 5: «Я утвердил этот документ»). Вы также можете заполнить штамп подписи данными о владельце, изображениями (например, логотипом агентства) и любой другой дополнительной информацией по мере необходимости.

После выбора всех параметров нажмите кнопку Сохранить и подписать.

Рисунок 5: Выбор подписи и установка штампа подписи

Программа попросит вас выбрать место, где вы хотите сохранить подписанный электронной подписью документ. Выберите сайт, на котором вы хотите сохранить файл, и нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 3: Проверьте, подписан ли документ

После сохранения документа откройте его. Программа информирует вас о том, что документ был подписан электронной подписью и заблокирован от обработки (см. Рисунок 6). Любые изменения в документе приведут к потере подписи. Дважды щелкните штамп подписи в Интернете.

Рисунок 6: Результаты подписи документов

Отображается информация о действительности электронной подписи (см. Рисунок 7). Здесь вы можете считать документ подписанным.

Поддерживаемые типы файлов для подписи

Помимо файлов PDF, на подпись можно отправлять файлы Microsoft Office, различные файлы изображений, HTML-файлы и текстовые файлы. Поддерживаемые типы файлов: DOC, DOCX, RTF, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, CSV, HTML, HTM, TIFF, TIF, BMP, GIF, JPG, JPEG, PNG.

Откройте форму PDF в Acrobat или Acrobat Reader и затем выберите Инструменты >Запрос подписи.

Откройте окно Запрос подписи (приложение Подпись). Выполните следующие действия.

1. В поле Подписант добавьте адреса электронной почты получателей в том порядке, в котором вы хотите подписать документ.
2. При необходимости измените текст по умолчанию для темы и сообщения. Дополнительно: чтобы добавить и обновить других получателей, используйте кнопку Копировать, чтобы добавить их адреса электронной почты в список Копировать.
3. Чтобы добавить несколько документов, нажмите Добавить файлы и выберите нужные документы.

Если дополнительные опции не требуются, перейдите к следующему шагу.

d. (Необязательно) Чтобы указать дополнительные параметры, такие как проверка подписи, напоминания и т.д., нажмите Дополнительные параметры.

• По умолчанию настройка определенного порядка выполнения включена. Номер рядом с адресом электронной почты указывает на порядок их обработки. Если вы не хотите выполнять команды, установите переключатель Execution in any order (Выполнять в любом порядке) в соответствующее положение. (Необязательно) Нажмите на кнопку Добавить себя, чтобы добавить себя в качестве подписанта.
• Укажите тип аутентификации, например, адрес электронной почты, пароль, аутентификация на основе знаний или номер телефона.
• Защитите PDF-файл паролем.
• Установите срок действия.
• Установите напоминания, чтобы информировать получателей о том, что им нужна энергия.
• Укажите язык получателя в отправляемых сообщениях электронной почты. (Доступно только для услуг корпоративного уровня).

Расширенные настройки.

[Нажмите Подпись или Определите положение следующей подписи [].

Теперь документ готов к тому, чтобы подписант заполнил или добавил поля для подписи.

Если было добавлено много документов, они будут преобразованы в PDF и объединены в один файл. Открывается объединенный файл и добавляются соответствующие поля.

В окне «Расположение подписи» отображаются варианты в зависимости от количества добавленных лиц, подписавших документ.

• Упрощенный режим для подписейПри добавлении одного подписанта сложные функции обработки отключаются и отображаются упрощенные варианты, как показано ниже. Чтобы разместить подпись или другое поле, щелкните в нужном месте документа, а затем задайте свойства поля в меню среды.

• Упрощенный режим множественной подписи Эта функция упрощает процесс написания документов благодаря возможности назначать поля для нескольких лиц, подписавших документ. При выборе подписавших лиц в таблице справа и создании полей на форме, все созданные поля будут присвоены выбранному подписавшему лицу. Это означает, что эти поля будут доступны подписавшему, который может ввести в них данные и подписать форму.

Лицо, установленное для любого поля, можно изменить с помощью плавающей панели инструментов. Цвета, соответствующие подписантам, облегчают различение полей для каждого подписанта.

Комплексный режим нескольких подписавших лицЕсли добавлено несколько подписавших лиц, появляются опции, как показано ниже. [Нажмите на кнопку Button, чтобы расположить поля формы в PDF-документе. Вы также можете перетаскивать поля в определенные места документа с правой вкладки окна.

Вы можете чередовать упрощенные и расширенные операции для нескольких лиц, подписавших документ. Чтобы переключиться на другой режим в правом окне, переведите переключатель комплексной обработки в положение «Выкл.».

После того как вы разместите все необходимые поля в документе, нажмите кнопку Отправить. Документ отправляется получателю на подпись, и на экране появляется подтверждение.

Вы получите электронное письмо от Adobe Acrobat Signature, в котором будет указано, что документ отправлен первому подписавшему его лицу. Первый подписант также получает электронное письмо со ссылкой для подписания документа. Когда подписавший добавляет свою подпись в поле подписи и нажимает кнопку Подписать, документ отправляется следующему подписавшему его лицу для подписания по ссылке.

После подписания документа всеми сторонами каждый получает копию подписанного документа.

Все подписанные документы хранятся в центральном месте для легкого доступа. Дополнительную информацию см. в разделе Мониторинг документов, отправленных на подпись.

Интерфейс для подписывающей стороны

Подписавший получает электронное письмо со ссылкой для подписания документа. Кроме того, если у подписанта на компьютере установлен Acrobat или Acrobat Reader, уведомление показывает, что документ отправлен на подпись. Дополнительные сведения см. в разделе Подписание документов.

Подписантам не нужно вводить свои учетные данные или приобретать программное обеспечение Adobe для подписания документа. Документы можно подписать с помощью интернет-браузера, мобильного устройства или приложения Acrobat/Acrobat Reader для компьютеров.

Отслеживание соглашений, отправленных на электронную подпись

Доступно в Acrobat

Отслеживайте документы, отправленные на подпись, подписанные или ожидающие подписания.