Виды докладных записок

Его основная цель — донести до менеджера ключевую информацию, за которой последуют конкретные действия. Функция документа может отличаться.

Разрешает споры и конфликтные ситуации между сотрудниками, занимающими одну и ту же должность, или между руководителями и подчиненными.

Решение вопросов как производственного, так и административного управления.

Предложения по рационализации, которые могут значительно улучшить производственные операции.

Разрешать длительные конфликтные ситуации, т.е. доносить свою позицию.

Выразить несогласие с предыдущими управленческими решениями.

Подать жалобу на отказ работника выполнять указания руководителя.

Чтобы отправить отчет о работе.

Решать вопросы, связанные с ненадлежащим делегированием обязанностей.

Сообщать руководству о случаях неправомерного поведения.

Сообщать о ситуациях, приводящих к повреждению имущества или травмам на рабочем месте.

Упомяните выдающиеся достижения (награды, поощрения, почести), которые требуют ответа от вашего руководителя.

Классификация докладных записок

Изучение документации каждой организации позволит выявить некоторые наиболее распространенные типы отчетов.

На основе содержания :

Информативный, т.е. информирующий руководство о текущей ситуации и необходимости принятия решений. реализация проекта (или его части), сложные нюансы, варианты решения проблемных ситуаций, и

Отчетность — отчеты о завершении всей или части работы и запросы на дальнейшие инструкции или решения спорных вопросов; и

Проактивный — автор отчета высказывает мнение о быстром и успешном выполнении задания или разрешении проблемной ситуации.

Получатель

Внешний — документ отправляется в другую организацию от имени администрации одной организации.

Внутренний — документ направляется в вышестоящий орган в организации.

Инфраструктура! Тип памятки зависит от получателя. Внешние служебные записки пишутся на бланке организации.

На самом деле:.

Нарушения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

В отношении профессионального проступка.

Неадекватное поведение, конфликты, оскорбления и

Выдающиеся результаты работы (поощрения, бонусы или награды), которые заслуживают внимания.

Меморандум содержит следующие элементы: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дата, номер, заголовок текста, текст, подпись, резолюция, отметка об исполнении документа.

В Первый часть (документа) документа.Меморандум Случайно связанные факты или события перечисляются в первой части текста.Вторая часть.должны содержать выводы и предложения по конкретным действиям, которые автор должен предпринять в связи с представленными фактами.

Датой меморандума является дата его подписания. Меморандумы об основной деятельности организации должны храниться в течение пяти лет.

Подписание меморандума

Формат меморандума зависит от получателя. Если письмо адресовано руководителю организации, оно является внутренним; если оно направлено в вышестоящий орган за пределами организации, оно является внешним. Внешние служебные записки составляются на фирменном бланке и должны быть подписаны руководителем организации.

Внутренние меморандумы пишутся на обычной бумаге.

Меморандумы о взаимопонимании основаны на ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов в области информации, библиотечного дела и публикаций». Организационные и административные документы. Он состоит из деталей, которые должны быть выполнены в соответствии с «Требованиями к формату документа».

К меморандуму предъявляются такие требования, как дата — цифровая в левом верхнем углу 05. 10. 2018 или устная цифровая — исполнено 5 октября 2017 года.

Получатель. Если документ адресован сотруднику, инициалы должны быть указаны перед фамилией и после фамилии 1 июля 2018 года. Должна быть указана должность лица, которому адресован документ.

Заголовок текста. Содержит краткое изложение содержания документа и должно следовать за названием типа документа. Текстовые заголовки могут ответить на вопрос: что? Для кого; текстовый заголовок не может содержать более пяти строк.

Они размещаются слева над текстом документа, в двух-трех строках от бланка. Заголовки должны быть набраны с расстоянием в один пробел между ними и не должны иметь точку в конце.

Проверка документов. Текст документа следует вводить через 2-4 пробела после реквизита «заголовок текста», соблюдая расстояние в 1,5 грамма.

Подпись. Подпись должна включать должность лица, подписывающего документ (голографическую, на бланке, если документ не на бланке), его личную подпись и сокращение (имя и фамилия). Подпись располагается после текста, на расстоянии двух-трех строк.

Меморандум — Стандарт ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 от 1 июля 2018 г.

Тип документа «Памятка» по ГОСТу пишется прописными буквами

Меморандумы имеют ту же цель, что и экспозиции, но носят исключительно внутренний характер.

ПамяткаЗачем вам нужен документ?

Меморандумы используются, когда есть технические, информационные, организационные или финансовые вопросы, которые необходимо решить внутри компании. Например, HR-специалист может направить руководителю структурного подразделения внутренний меморандум с предложениями по улучшению контроля за соблюдением работниками трудовой дисциплины.

Кто составляет меморандум?

Меморандумы позволяют соединить части друг с другом. Они готовятся сотрудником подразделения или руководителем и адресуются руководителю или специальному подразделению. Служебная записка отличается от меморандума и может быть адресована другому сотруднику, если их должности соответствуют одному уровню.

Что писать.

Текст служебной записки состоит из двух разделов. В первом разделе указывается причина подачи заявления; во втором — примечание: предложения, заявление и содержание заявления. Заметки создаются и архивируются так же, как и отчет (пример ниже).

Чтобы не запутаться в том, что сотрудники должны написать в документе, к кому обратиться и уточнить запросы, вы утверждаете критерии документа.

Объяснительная записка — это письменный документ, в котором автор объясняет причины события или событий, произошедших с ним самим или с лицом, за которое он несет ответственность. Такие памятки составляются либо добровольно, либо по просьбе получателя (например, согласно Трудовому кодексу РФ, директора, который должен принять решение о назначении наказания с учетом объяснения работника).

Почему необходимо составлять описательную записку?

Получатель активно интересуется событиями из жизни автора, поэтому ему не нужно писать серию объяснений. Это возможность принять справедливое решение с точки зрения всех заинтересованных сторон. Поводом для написания объяснительной записки почти всегда являются негативные события.

К ним относятся задержки на работе, потеря школьного курса или невыполненная работа.

Если виновному грозит суровое наказание, например, увольнение или дисциплинарное преследование, пояснительная записка может стать причиной отмены санкции или, наоборот, быть вспомогательным документом.

Иногда пояснительная записка может быть аргументирована в суде и может защитить работника или работодателя от ответственности или быть доказанной.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Как правило, текст выставки должен иметь следующий формат

Сначала информация предоставляется получателю и автору документа. Название компании, местонахождение, название

указывается название документа «меморандум» и объясняется точный характер предмета (например, нарушение трудовой дисциплины); и

события инцидента, включая имена участников и дату, когда он произошел; и

альтернативные решения проблемы (например, работники, не соблюдающие трудовую дисциплину).

Список документов, которые должны быть приложены к служебной записке, если таковые имеются

Подпись и дата.

При написании документации рекомендуется соблюдать следующие правила

Лаконичность. Следует кратко описать ситуацию и кратко объяснить все важные события, не выражая субъективного взгляда на факты.

Данные. Описав инцидент и попросив о чем-то, желательно приложить доказательства, подтверждающие, что имело место правонарушение, что работа действительно была выполнена или что план был перевыполнен.

Неанонимность. Автор отчета обязан объявить о своей личности.

Образец экспоната.

Как отличить докладную от других документов?

Когда речь заходит о написании служебных записок, их часто путают со служебными и сопроводительными письмами. Однако они принципиально отличаются друг от друга.

Меморандумы — это документы, связанные с обменом информацией между сотрудниками, отделами и службами, которые не отчитываются друг перед другом напрямую. Они просто информируют их о ситуации в компании и не имеют иерархии.

В пояснительных записках указывается причина той или иной ситуации. Отчеты просто фиксируют факты, не раскрывая причин.

Все вышеперечисленные виды документации, так или иначе, помогают персоналу и руководству принимать решения и действовать в соответствии с ситуациями.

После подключения к услуге EDI модуль EDI можно бесплатно использовать в течение трех месяцев через привычный интерфейс 1С.

Что это за записка?

Меморандумы — это стандартный офисный формат для передачи информации «снизу вверх», от подчиненных к руководству. Меморандумы содержат информацию о значимых событиях, текущей деятельности и общем состоянии компании. Руководители могут использовать отчеты для более точного анализа ситуации в своей организации и отдачи соответствующих распоряжений.

Это может быть намерением как подчиненных, так и их получателей. Там, где инициатива принадлежит руководству, приказы о выполнении заданий часто отдаются подчиненным в устной форме.

Существуют и другие виды меморандумов для делового общения. Чтобы не путать их с легендами, давайте рассмотрим наиболее распространенные типы.

• Записки используются для передачи информации между отделами или сотрудниками, которые не являются прямыми подчиненными. Они не считаются меморандумами, поскольку могут быть использованы для выражения просьбы о сотрудничестве или для информирования людей о том, что происходит в организации. Это не форма меморандума о взаимопонимании, который обычно используется сотрудниками, чтобы объяснить руководству, что они сделали, обычно что-то, что привело к нарушению нормального рабочего режима организации. И это не меморандум о взаимопонимании.

Ниже представлен видеоролик, объясняющий разницу между отчетом и меморандумом

Обратите внимание, что меморандум — это серьезный юридический документ. Запишите его содержание, так как вам может понадобиться ссылаться на него в ходе будущих судебных разбирательств.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние заметки обычно пишутся на простых листах бумаги. Перечислите обязательные компоненты и сделайте ссылку на традиционные договоренности.

1. Кому адресован отчет (кто принимает решение) — справа, снижение.
2. Информация о лицах, составляющих документ, с использованием необходимых признаков службы (подразделов). Также указывается, что под предыдущей частью, с правой стороны указывается.
3. Заголовок документа — справочная памятка — по центру документа (после заголовка не ставятся точки, верхняя и нижняя точки или другие знаки препинания). Если тема меморандума типична (отсутствие, предложение, премия), ее можно добавить ниже заголовка.
4. Номер и дата регистрации (если это требуется внутренними правилами).
5. Можно упомянуть о стимулах для написания меморандума.
6. Из параграфа — утверждение, т.е. заявление о состоянии процесса с точки зрения респондента (событие, явление, ситуация, дата, причина и следствие).
7. Из нового параграфа, из анализа, т.е. точного описания проблем, которые существуют или возможны в будущем, как их воспринимает репортер (пока не используется, но может принести пользу организму) .
8. Новые линии имеют способы устранения проблем и предложения по минимизации потерь, если невозможно избежать негативного влияния определенных факторов (или найти наилучший способ освоения неиспользуемых ресурсов).
9. Дата, дата, личные данные репортера — подпись, местонахождение, имя (фамилия).

Ниже рассматриваются наиболее популярные формы таких меморандумов.

О нарушении трудовой дисциплины

Такие документы очень серьезны.

• Будет применено дисциплинарное взыскание (повторное обвинение), а также
• понижение работника в должности.
• Процесс увольнения работника согласно соответствующим статьям Трудового кодекса РФ находится в движении
• Может быть начато судебное разбирательство.

Само собой разумеется, эта информация является внутренней и не должна публиковаться за пределами организации.

В основном тексте должно быть четко и недвусмысленно указано, в чем заключается вина работника. Еще лучше прямо указать на статью трудового законодательства и правила внутреннего распорядка, которые нарушил работник.

В тексте обычно указывается, что сотрудник объяснил свои действия в причинно-следственном письме, включая номер, дату и другие идентификаторы этого документа. Там, где такого объяснения нет, об этом также упоминается.

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за несоблюдением служебного долга следует наказание сотрудника в виде дисциплинарной ответственности. Это может принимать следующие формы:.

• Невыплата премий,.
• Хорошо.
• обвинять, и
• понижение в должности.

Работники могут подать судебный иск против своего работодателя, если считают наказание несправедливым или чрезмерным. Поэтому важно обратиться к внутренним нормативным актам, чтобы убедиться в точности и правильности формулировок.

О премировании

Как составить внешнюю докладную?

Эти документы должны быть оформлены на фирменном бланке и содержать реквизиты компании и контактную информацию. Логотип на бланке письма помогает получателю понять, с кем он имеет дело. Чтобы гарантировать подлинность документа, он должен быть скреплен синей печатью компании.

Поскольку деловые документы отправляются вовне, требования к их заполнению включают в себя

1. Название организации-получателя. Сокращения и аббревиатуры не допускаются (вверху справа).
2. Лицо, которому направляется документ (обычно это «главный менеджер» или аналогичное лицо) — ниже предыдущей части.
3. Также не допускается сокращение или уменьшение названия организации-отправителя (вверху слева).
4. Полное официальное название документа (например, служебная записка о командировке) — по центру документа.
5. Суть дела, сжато и четко сформулированная в деловой форме.
6. Название, подпись и инициалы руководителя направляющего органа (внизу по центру).
7. Информация об исполнителе — должность, инициалы и контактный телефон (офис) (ниже предыдущего раздела).

Ниже приведен образец такой памятки.

5 требований к форме докладной

Для служебной записки не существует строго обязательного формата, но поскольку это письменное сообщение, оно пишется в подразумеваемом формате со следующими обязательными элементами

1. Требуемая информация всегда должна быть четко изложена.
2. Не допускаются серьезные ошибки или пропуск важных данных. Невыполнение этого требования может привести к тому, что впоследствии отчет будет аннулирован.
3. Эмоциональные оценки или личное отношение к описываемой ситуации, как правило, не приветствуются, поскольку не способствуют принятию управленческих решений.
4. При описании ситуации следует включить все детали, относящиеся к ней. Детали могут быть опущены.
5. В конце документа должны быть указаны должность и имя автора.

Представив выше различные типы отчетов, вы теперь лучше понимаете, как подготовить отчет и что необходимо включить в него. Это особенно полезно для сотрудников государственных органов, руководителям которых необходимо писать памятки-рандомы.

Сколько хранятся документы

От типа меморандума зависит срок его хранения. Сроки утверждены в Приказе Росархива от 20. 12. 2019 N 236. Обычно один, три или пять лет, за двумя исключениями.

• Для отпускных и разъездных работников с вредными и опасными условиями труда справочные карточки должны храниться в течение 50/75 лет.
• Документы, составляющие основу приказов по персоналу (например, о приеме на работу, перемещении, увольнении, аттестации, отпуске по уходу за ребенком), также хранятся в течение 50/75 лет.