Оператор электронного документооборота

Инструкция Федеральной налоговой службы № МБ-7-6/76@ от 4 марта 2014 года утвердила требования к организациям электронного документооборота. Можно кратко описать следующие требования

• наличие лицензии Федеральной службы безопасности на разработку, распространение и обслуживание телекоммуникационных систем, защищенных с использованием зашифрованных носителей (криптографии); и
• Наличие лицензий федерального надзора в сфере телекоммуникаций, информационных технологий, медиа технологий и средств массовой информации на передачу данных; и
• Наличие сертифицированных программных средств для электронного документооборота.

Бесплатный модуль 1С при подключении к ЭДО

Какие функции выполняет оператор ЭДО?

—>

Проверка и регистрация новых абонентов в системе и присвоение уникальных идентификаторов участникам EDI. Таким образом, участники рабочего потока могут обмениваться документами с реальной организацией.

Он служит третьей безразличной частью в процессе обмена документами. В нем фиксируются все действия как отправителя, так и получателя документа. В конфликтных ситуациях выдает сертификаты технической экспертизы, которые также имеют юридическую силу в судебных спорах.

Ведение всей документации в соответствии с требованиями законодательства. Например, счета-фактуры хранятся в течение пяти лет. Однако это не означает, что они исчезнут из системы через пять лет; файл будет найден, и документ можно будет извлечь несколькими щелчками мыши.

Оператор также обеспечивает поддержку на всех этапах взаимодействия с системой, от выставления счетов до интеграции с учетной системой заказчика; BIS предоставляет раздел интеграции с 1С, поэтому документы можно отправлять из интерфейса 1С; другие учетные систем, существуют API для легкой интеграции.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы присоединиться к системе EDI:.

Оставьте запрос на подключение.

Рекомендуется подключаться к системе СБИС под названием «Компания «Тензор» ООО», так как более 40% всех организмов работают через эту систему.

Получите счет-фактуру и подпишите договор

Специалист свяжется с вами, подберет лучшую цену и вышлет вам необходимую информацию и приглашение зарегистрировать ваш электронный адрес.

Установите необходимое программное обеспечение

При выборе VLSI программное обеспечение автоматически устанавливается и настраивается с помощью мастера настройки рабочей станции.

Частые вопросы

Значение термина ‘оператор ЭДО’

Указ № 1137 от 26 декабря 2011 года гласит, что Выступление в качестве третьей стороны, не заинтересованной в сделке, и официальное подтверждение обмена документами.

Согласно п. 1.3 главы 1 Приказа Министерства финансов Российской Федерации № 50н от 25 апреля 2011 года, выставление и получение счетов-фактур должно осуществляться только через оператора ЭТА.

Зачем нужен оператор для электронного документооборота?

• Основная роль оператора заключается в электронном обмене документами через Интернет в защищенной и юридически авторизованной форме.
• Они обеспечивают безопасность данных и проверяют наличие сертификатов электронной подписи.
• Ведение переговоров по контрактам и сверка счетов.
• Передача документов в руководящие органы.
• Храните и архивируйте документы в облачном хранилище.
• Подписывайте документы с любого устройства, распределяйте их по отделам и создавайте маршруты утверждения.
• Поддерживать высокий уровень услуг по управлению электронными документами.
• Обеспечение круглосуточной технической поддержки клиентов по горячей линии или напрямую через Интернет.
• Обеспечивают роуминг пользователей, позволяя торговым партнерам подключаться к различным системам управления документами и успешно обмениваться цифровой информацией.
• Помогайте оценивать и предоставлять данные в Honest Mark.
• Оформление документов в соответствии с действующими нормами.
• Уведомлять налоговые органы, когда контрагенты подключаются к СЭД для обмена документами и счетами-фактурами.
• Обеспечить официальное подтверждение качественного документооборота.

Каковы преимущества использования EDI-обработчика?

Возможность обмена документами в цифровом формате.

Оператор контролирует оборот счетов-фактур, а также всех документов, передаваемых в электронном формате. Они объединяют счета контрагента, чтобы обеспечить правильное отображение информации и электронных подписей.

Ссылки на правила онлайн-торговли

Подписчикам необходимо присоединиться к Регламенту онлайн-торговли только один раз, подключившись к оператору ЭДО, что позволяет им вести бизнес без дополнительных договоров. Это удобнее, чем выполнять EDI напрямую. Каждый раз, когда вы начинаете сотрудничать с новым контрагентом, вы должны подписать межфирменное соглашение.

Это стоит денег. Это также невыгодно, если у вас 30, 40 или даже 100 торговых партнеров.

Работа с различными корпоративными информационными системами

Не все контрагенты согласны изменить свою КИС (корпоративную информационную систему). Более доступным, удобным и недорогим. Операторы предлагают интегрированные решения для различных информационных систем.

Если у компании нет информационной системы, оператор обеспечивает взаимодействие через веб-клиент. Работая через оператора, вы можете выбрать способ совместной работы.

Сохраняйте важные документы.

Каждый оператор предлагает абонентам хранение документов, имеющих юридическую ценность — СЭД (система электронного документооборота) имеет возможность хранить любой документ без потери его юридической ценности. Ваши документы защищены юридически и защищены от форс-мажорных обстоятельств.

Круглосуточная поддержка абонентов

Просто позвоните оператору EDI или обратитесь на сайт, и наши специалисты службы поддержки немедленно решат вашу проблему.

Грамотное взаимодействие с налоговыми проверками

Оператор просто регулирует этот процесс, а не подает документы в само агентство. По запросу налоговой службы оператор осуществляет передачу документов.

Качество и стоимость услуг

Предоставление услуг абонентам строго регулируется и контролируется законодательными и надзорными органами. Каждая организация проходит квалификационные испытания.

Стоимость зависит от количества отправляемых документов — чем больше документов отправлено, тем ниже цена. Гибкие программы ценообразования могут быть настроены для каждого абонента.

Вас постоянно информируют об изменениях в законодательстве

Эксплуатационные агентства EDF строят свою работу в соответствии с требованиями Закона о радиочастотах. Они будут своевременно информировать вас о незначительных изменениях в законодательстве.

Как он работает с разными операторами?

Очень удобно обмениваться документами с контрагентами, не задумываясь о том, какой оператор подключен. Именно поэтому большинство организаций, предлагающих услуги EDI, готовы создать инфраструктурный процесс и работать со всеми эксплуатирующими организациями.

Если компания регулирует роуминг, она отправляет и получает документы в обычном режиме. Для каждого контрагента существуют индивидуальные настройки роуминга. Чтобы активировать роуминг, между операторами должен быть создан канал связи.

Роуминг. Нужна ли она вашему контрагенту?

Роуминг необходим, если у вас и вашего контрагента разные операторы. Без него электронный обмен документами был бы невозможен. Процесс внутреннего обмена регулируется Федеральной налоговой службой.

Сокращения предназначены для выполнения следующих обязательств

• Создать единую сеть доверия, и
• обеспечить юридически обязательный обмен документами, и
• применять и соблюдать требования процесса обмена документами СЭД.

Роуминговые соединения между держателями

Автоматический роуминг может регулироваться многими организациями, предоставляющими услуги EDI. При автоматическом роуминге не требуется подавать заявку — отправьте приглашение контрагенту, он подтвердит и инициирует обмен документами.

Если вы не можете применять автоматически и вручную.

• Убедитесь, что между вами и вашим контрагентом-эксплуататором есть роуминг. Вы можете проверить состояние своего личного счета или обратившись к своему оператору связи.
• Запросите ссылку на услугу и введите ее в запросе на вход.
• Отправить приглашение контрагенту или ожидать приглашения от контрагента.
• Обратите внимание, что была создана роуминговая пара.
• Приступить к электронному обмену документами.

Что делать, если между двумя операторами нет роуминга?

В настоящее время не все компании предлагают услуги связи в роуминге. Если нет роуминга (связи) между провайдерами, обмен электронными документами невозможен.

На сайте ROSEU можно проверить состояние сотрудничества между организациями электронного документооборота и выбрать те, которые в настоящее время готовы предложить услуги роуминга между собой.

Как выбрать счет-фактуру?

Счета-фактуры по видам платежей :

• Фиксированный пакет: этот вариант подходит для компаний, которые точно знают, сколько документов им нужно передать. Таких пакетов хватает на длительное время: +/- 1 год. Чем больше пакет, тем выше цена. Уточните у своего оператора, можно ли перенести неиспользованный остаток на следующий период.
• На основании количества отправленных документов: этот счет полезен для компаний, которые не предполагают количество отправляемых документов. Счет выставляется только за количество отправленных документов.
• Неограниченный счет: отправка неограниченного количества документов за фиксированную плату. ‘Unlimited полезен для крупных розничных компаний с большими объемами документов.

Все операторы предлагают скидки и акции. Узнайте у своего оператора о программах лояльности.

Сравнительная таблица EDI

Имя.	Тензор Лтд.	Контур. диадок	Такском Лтд.	Corus.	Калуга Астрал Ко.	Тотика Лтд.	Elma ECM
Загрузить документы	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический	Ручной и автоматический
Вход в систему (сертификат EDI)	1000 рублей/год до	4000 рублей/год	От 1000 руб/год	От 350 рублей/месяц	От 500 руб/год	450 рублей/месяц	От 500 рублей/месяц
Хранение документов в облаке	да	да	да	Бесплатно в течение 6 месяцев	да	да	да
Роуминг между операторами RTD	да	да	да	да	да	Номер	да
Мобильное приложение	да	да	да	да	да	Номер	да
Создатель документов	да	да	да	да	да	Номер	да
Эксплуатационные расходы	От 3, 000 / 1200 упаковок	1. от 9 тысяч рублей / 250 документов	От 2, 000 рублей / 200 документов	4 От. На документ.	3. от 2 руб. На один документ / 50 Из документа.	От 450 рублей / 100 документов	—
Депозит.	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно
Интеграция с 1С	От 4, 000 000	От 13,7 млн.	—	—	—	Бесплатно	От 5 миллионов рублей.

Дополнительные вопросы и ответы

Как я могу узнать, какой оператор является моим контрагентом?

Эта информация доступна в интегрированном справочнике для пользователей ETA: зайдите на платформу ETA, нажмите на «Контрагент» и введите название организации-контрагента. Вы можете отправить приглашение или запросить приглашение, чтобы начать обмен документами.

Что делать, если я работаю с EDI, а мой контрагент не работает?

Если собеседник продолжает работать на бумаге, документ может быть отправлен по защищенной ссылке электронной почты. Торговый партнер получает документ — входящий бесплатно. Однако документ не может быть отправлен.

Что делать, если у оператора произошел сбой в системе, а документ нужно отправить срочно?

1. Отправьте документ по электронной почте.
2. Доставить заказ курьером.

Исправляет ли оператор EDI юридические ошибки в документе?

Официальные документы автоматически проверяются службой перед передачей. Каждый файл проверяется на соответствие законодательной базе.

Как я узнаю, с кем я странствую?

Документ со специальной электронной подписью отправляется другой стороне. Если документ отправлен, это означает, что обмен возможен и роуминг автоматически активирован. Если нет, откроется форма запроса на роуминг.

Какова стоимость роуминга для каждого оператора связи?

Стоимость роуминга можно узнать только у своего оператора связи.

Можно ли обмениваться зашифрованными документами в роуминге?

Невозможно. Зашифрованные документы могут быть отправлены только в пределах сети оператора.

Почему входящее приглашение в роуминг отклоняется?

Например, SIS и Contour Dialog автоматически принимают приглашение. Существует возможность определить торгового партнера, который уже находится в роуминге, и продолжить электронную транзакцию.

Как узнать, был ли документ авторизован?

Вы можете узнать, отправлен ли документ, только если это официальный документ (счет-фактура, UDD, ACD, накладная, товарно-транспортная накладная). Идентификационный номер EDI получателя отображается в уведомлении о передаче документа.

Как выбрать и подключиться

Список всех этих функций практически идентичен. Поэтому, подключаясь к электронному документообороту, следует также рассчитывать на более выгодные ценовые предложения.

Специалисты КонсультантПлюс нашли способ отправить счет через TCS. Используйте эти инструкции бесплатно.

Оператор электронного документооборота Контур.Диадок

Предоплаченные платежные системы контур. диадок:.

Цена за организацию рабочего места kontur. dyadok:.

контур. диадок Дополнительные услуги:.

Например, базовый пакет СБИС предполагает сдачу отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и органы статистики; для ООО стоимость составляет 12 000 рублей; если вы не отчитываетесь в РОССТАТ, выберите «простой» счет. Стоимость составит 7 900.

При выборе внешнего документооборота с контрагентом обратите внимание на пакет счетов-фактур. Например, в Московской области отправка 1 000 документов стоит 5 000 рублей, поэтому перед выбором счета проанализируйте количество ОДП, договоров и других документов, отправленных клиенту.

ЭДО от Сбербанка

На первый взгляд, EDI Сбербанка — самый интересный счет. Самый дорогой счет стоит 595 рублей в месяц (7140 рублей в год). Она включает в себя прием и передачу документов контрагентам, обмен со Сбербанком и передачу отчетов в государственные органы.

Однако основным недостатком является отсутствие роуминговых соединений для обмена с другими операторами EDI. Счета, контракты и т.д. могут отправлять и получать только клиенты Сбербанка Сбер сейчас активно переводит клиентов на EDI и обменивается информацией с менеджерами по работе с клиентами и специалистами по кредитному мониторингу Счета Сбербанка имеют миллионы компаний но, как показывает практика, они выбрали другие организации в качестве поставщиков EDI.

Астрал

На сайте компании есть ряд рекомендованных розничных цен, которые необходимо определить. Например, счет-фактура на 1 500 единиц товара стоит 5 000 рублей.

Стоимость счета-фактуры, предоставляющего отчетность юридического лица в четыре контролирующих органа за один год, составит 6900 рублей (ФНС, ПФР, РОССТАТ, ФСС). 2 года — 11, 050.

Окончил Пензенский государственный университет по специальности «Налоги и налогообложение». Он является членом ИПБ России. Он работает бухгалтером в производственной компании.

В каких ситуациях приходится выбирать оператора ЭДО?

Если в рамках обмена документами не удается найти техническое решение для немедленного обмена и замены счетов-фактур, компаниям следует воспользоваться услугами EDI-провайдера. Электронный обмен документами такого типа по закону должен осуществляться через холдинговую организацию. Это предоставляет пользователю готовый сервис и выполняет важные функции автоматически.

• Использование защищенных каналов передачи данных гарантирует конфиденциальность обмена информацией.
• формы и правила контролируются на предмет соответствия российскому законодательству, и
• уведомляет Федеральную налоговую службу о новых участниках обмена (это необходимо для обмена счетами-фактурами); и
• Обеспечивает доставку ЭД контрагентам по установленным маршрутам.
• Контролирует действительность ГС на момент подписания и
• выполняет приглашения.

Основные критерии выбора

Служба оператора разрешает следующее

• Для отправки и получения настраиваемых и безошибочных ЭЦП, необходимо
• Чтобы открыть ЭД в среде обслуживания без загрузки в базу, необходимо
• Одновременное подписание многими подписантами или отказ от подписания
• для печати ЭД с печатью оператора; и
• для автоматического создания файла всего пакета электронных документов, включая приложенные документы, и
• полезные инструменты для работы с файлами и реестрами, такие как ed-search, tour и др.
• Чтобы отменить или вызвать редактирование, a
• Поддержка одновременной работы многих пользователей.

Следует отметить, что каждая из вышеперечисленных функций важна для работы EDI и поэтому может рассматриваться как основная. Кроме того, к ним относятся.

• Внутреннее распределение,.
• автоматический подбор контрагентов для отправки приглашений,…
• дополнительные каналы связи с налоговыми органами и другими лицами.

Поскольку в России услуги EDI предоставляют более 30 организаций, выбор конкретного провайдера отнимает много времени: после анализа онлайн-информации, официальных сайтов и рейтингов пользователей на 2019 — 2020 годы список был ограничен семью компаниями.

1. Контурный диалог,.
2. Такском,.
3. СБИС,.
4. Synerdocs,.
5. Звездный,.
6. Сфера Курьер,.
7. e-com.

Ниже приводится их сравнение по шести наиболее важным критериям, которые позволяют всесторонне оценить операторов и определить, насколько они отвечают потребностям и целям бизнеса. Следует также отметить, что все компании аккредитованы Федеральной налоговой службой.

Безопасность

Большинство документов каждой компании содержат информацию, составляющую коммерческую тайну. Перехват такой информации может привести к убыткам или нанести ущерб репутации предприятия. В результате владельцам EDI необходимо обеспечить, чтобы ваши документы не были известны третьим лицам или общественности.

Для этого операторы используют различные механизмы защиты.

1. contour.dialog. компания передает данные по защищенному протоколу шифрования HTTPS EN D-T O-END. Кроме того, пункты 5. 1. 5 и 5. 1. 6 лицензионного соглашения определяют обязанность провайдера уверенно соблюдать документ. Никаких других механизмов защиты на официальном сайте не указано.
2. Такском. В дополнение к сквозному шифрованию компания использует механизмы защиты, предусмотренные ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ‘Управление документами’ и ISO/IEC 27001.
3. VLSI. на официальном сайте компании размещена «Политика конфиденциальности». Анализ документации показывает, что оператор ЭДО использует комплексный подход к проблеме, гарантирует безопасность передачи и хранения данных, а также то, что серверы устойчивы к DDOS-атакам.
4. Synerdocs. компания не раскрывает используемые ею механизмы защиты, но, учитывая тот факт, что она не замешана в скандале, можно сделать вывод, что ее методы шифрования пользовательских данных являются современными и качественными.
5. Звездный. На официальном сайте компании размещена «Политика защиты персональных данных». В этом документе подробно рассматриваются методы и формы защиты информации, получаемой клиентом.
6. Сфера Курьер. на самом деле, компания дает понять, что ее механизмы защиты лучше, чем у других. Это позволяет говорить об уровне безопасности данных: провайдер ЭДО имеет лицензию ФСТЭК на создание систем защиты персональных данных и использует продукты ISBC и «Крипто-Про».
7. e-com. как считают большинство компаний, не раскрывает используемые ею механизмы безопасности. Согласно их законодательству, провайдеры обязаны обеспечить конфиденциальность получаемых ими данных.

Исходя из этой информации, Sphere Courier занимает первое место. Это важный критерий, но не единственный, поэтому продолжим.

Возможность интеграции

Интеграция относится к способности поставщика EDI подключаться к программному обеспечению, используемому компанией для управления документами и отчетности. Как уже говорилось, большинству российских компаний требуется интеграция с 1С. Все провайдеры в списке поддерживают эту функциональность, но качество и цена услуг различаются.

1. Интеграция с «Контур.Диадок. 1С» стоит 11800 рублей в год. Возможен заказ конфигураций. Цены стандартной конфигурации — от 2300 рублей, для авторских — от 10000 рублей.
2. Такском. Это дает клиентам комплексный модуль, доступный по подписке на 1С:ИТС, стоимостью от 17 000 до 55 000 рублей в год, в зависимости от объема EDI. Список всех опций доступен на официальном сайте.
3. СБИС. от 6000 рублей в год, интеграция происходит автоматически при выборе счетов-фактур. Любые дополнительные корректировки или изменения оплачиваются на основании отдельного договора.
4. Synerdocs. автоматическая интеграция с выбором тарифа от 6, 300 рублей в год. Стандартные протоколы внедряются бесплатно, но за нестандартные конфигурации взимается наценка в размере 1С.
5. Звездный. Минимальный счет — 3000 рублей в год. Фактические расходы рассчитываются в зависимости от объема документации.
6. Сферный курьер. Стоимость инкорпорации составляет 6000 рублей в год. Также доступна конвертация существующих моделей и обслуживание 1С. Расходы рассчитываются отдельно.
7. Ecom. 1 год интеграции и обслуживания стоит 12500 рублей. Чтобы узнать более подробную информацию, необходимо заказать обратный звонок на официальном сайте.

Обратите внимание, что при анализе этой информации вы не должны смотреть на самую низкую цену. Если потребуются дополнительные услуги, эти расходы могут сделать стоимость контракта в разы выше, чем было рассчитано. В этом отношении Taxcom должен быть на первом месте. Это происходит потому, что оператор четко определяет свои расходы.

Что касается дополнительных возможностей интеграции, то здесь особенно интересна СБИС. Для современных интернет-ориентированных компаний и предприятий этот провайдер является лучшим партнером. По соотношению цены и качества он может уверенно занять второе место.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка по операциям EDI в любой программе 1С, начало решения проблем в течение 15 минут

Анализ рынка

Проанализируйте основные характеристики и цены таких операторов ЭДО, как СКБ Контур, СберКорус, Калуга.Астрал, Taxcom и СБИС.

Калуга. Астрал.

Годовая предоплата

Ежемесячная постоплата

Годовая предоплата

Годовая предоплата

Годовая предоплата

Ежеквартальная предоплата

Минимальная заработная плата

1, 350 ₽ 1, 350 документов 200 документов/месяц

1, 900 ₽ за 250 документов в год

800 ₽ за 100 документов в год

2, 000 ₽ 200 документов в год

3, 000 ₽ 200 документов в год

Настройка маршрутов

10, 000 ₽ в год за 1 маршрут

230, 000 ₽ в год

10, 000 ₽ в год за 1 маршрут

50, 000 ₽ в год

Интеграция 1С

11, 800 ₽ в год

3, 000 ₽ в год

Интеграция API

18, 000 ₽ в год

При оплате счета

1, 500 ₽ Плата за подключение

Количество пользователей

Не ограничено

Не ограничено

Нет информации

Не ограничено

2, 000 на человека

Работа с электронными документами

Базовая функциональность и работа с электронными документами аналогична для всех носителей EDI. Вы можете загрузить готовые или ввести шаблоны непосредственно в сервис. Шаблоны автоматически корректируются, добавляются и обновляются.

Если требуются специальные документы, например, маркетинговые отчеты, они могут быть добавлены к услуге.

Все сервисы работают с признанной электронной подписью (QE) при обмене контрагентами. Маршрут сверки должен быть определен заранее. EDI-организации обычно взимают плату за эту услугу.

Sbercorus создает бесплатные маршруты, поэтому вам не придется тратить время на изучение процедур согласования.

Документы можно найти в сервисе по номеру, контрагенту и с помощью расширенных возможностей поиска. Документы хранятся в облачном файле.

Архивная служба Sfera хранит документы в соответствии со всеми юридическими и налоговыми требованиями. Это позволяет загружать данные из других источников, управлять ролями работников и быстро загружать документы для налоговых органов.

Роуминг

Перед подключением к оператору ЭДО следует проверить технические возможности для координации роуминга. Сокращение — это функция, которая позволяет обмениваться документами с другими органами EDI. Операторам необходимо создавать пары и оставлять приложения отдельно для подключения услуг.

Как правило, стоимость роуминговых документов зависит от условий основного счета.

Подключение роуминга и создание всех настроек бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет.